Večjih težav pri vpeljavi davčnih blagajn ni bilo, manjših nejasnosti pa veliko

Ni posebna skrivnost, da so največ težav pri prehodu na gotovinske davčne blagajne imeli – in jih še imajo – najrazličnejši mali davčni zavezanci, ki računov ne izdajajo vsak dan, do zdaj pa so uporabljali vezano knjigo.

»Utrip« prvih tednov sobivanja z davčno in poslovno novostjo smo poskušili izmeriti s kratko anketo. Sandi Boršo, direktor prodaje in trženja v podjetju SAOP, na primer opaža, da so težave zaznali predvsem pri tistih organizacijah, ki se na prehod na davčne blagajne niso pravočasno pripravile. Ambrož Jarc, vodja blagajniških rešitev v družbi Datalab je poudaril, da stranke, ki so elektronske računovodske in/ali blagajniške programe že prej uporabljale, posebnih težav niso imele, pogosto pa je (bil) pravi izziv zamenjati vezano knjigo računov z davčno blagajno. Janko Metelko v manjšem podjetju Refaktor razvija rešitev cebelca.biz, ki omogoča izdajanje računov po spletu ali v obliki mobilne blagajne, njegove stranke pa so predvsem manjša podjetja, društva in nevladne organizacije. Prav ti so imeli tudi zelo osnovne težave – kako pridobiti in namestiti digitalno potrdilo, kaj z njim sploh početi ...

Kako so po vašem občutku uporabniki vaše programske opreme izpeljali prehod na obvezno uporabo davčnih blagajn v praksi?

Boršo: V podjetju SAOP smo oktobra strankam ponudili program Saopnet POS, ki zagotavlja preprosto in učinkovito vodenje blagajniškega poslovanja. Nadgradili smo ga v davčno blagajno in ga povezali tudi z računovodskim programom miniMAX. Uporabnike smo več mesecev pred uvedbo davčnih blagajn z brezplačnimi e-priročniki, s konferencami in spletnimi seminarji izobraževali o vseh spremnih aktivnostih, ki niso bile vezane na program in so jih morali urediti sami.

Večje organizacije so se na davčne blagajne zelo dobro pripravile, manjša podjetja pa so s prehodom čakala do zadnjega, tudi zaradi spreminjajočih se pravilnikov. Tem smo v okviru podaljšanega dežurstva pred novim letom pomagali z odgovori na številna vprašanja. Poklicali so nas tudi tisti, ki doslej programa za izdajanje računov niso uporabljali ali pa njihov ponudnik ni pravočasno izpolnil vseh zakonodajnih zahtev.

Jarc: V podjetju Datalab smo se celovito pripravili na uvedbo zakona o davčnem potrjevanju računov. Našim uporabnikom programa PANTHEON zakonska sprememba ni pomenila večje težave v načinu poslovanja, pojavljale so se predvsem administrativne težave, kot so kam in kako namestiti digitalno in korensko potrdilo in kako vnesti vse potrebne podatke, ki jih zahteva finančna uprava pri izdaji računov. Treba je bilo prilagoditi tudi izpise računov, kar pa ni pomenilo večjih težav, ampak le dodatno delo za naše uporabnike.

Za nove, predvsem manjše uporabnike, ki so do zdaj večinoma uporabljali vezane knjige oziroma druge načine za izdajo računov, smo s Telekomom Slovenije kot nadgradnjo obstoječim načinom poslovanja pripravili blagajniško rešitev Pantheon Mobilna blagajna RA/RC. Aplikacija je preprosta in intuitivna ter omogoča lažjo in hitro uvedbo novega načina blagajniškega poslovanja.

Poleg tega smo tako za sedanje kot nove uporabnike pripravili izobraževalni dogodek, šolanja, pisna in video navodila ter podporo prek telefona. Za osnovna vprašanja in nastavitve strojne opreme pa je na voljo tudi naš partner Telekom Slovenije, ki je vsem našim uporabnikom Mobilne blagajne na voljo ves dan, vse dni v tednu.

Metelko: Večjih težav za večino uporabnikov naših rešitev ni bilo, različnih manjših nejasnosti pa kar nekaj.

Katere praktične težave so se pojavile, kako jih rešujete?

Boršo: Težave smo zaznali predvsem pri tistih organizacijah, ki se niso pravočasno pripravile na prehod na davčne blagajne. Na nas so se obrnili tudi uporabniki, ki še niso imeli nobene programske in strojne opreme in so morali vse kupiti. Ti so se prvič srečali s programsko opremo za poslovanje in so potrebovali več časa za spoznavanje programa. Pomagali smo jim z ugodnimi cenami opreme, da je bil njihov strošek čim nižji.

Jarc: Težave so se pojavile predvsem v tem, da je večina poslovnih subjektov čakala do konca meseca decembra in so nato vsi želeli v nekaj dneh izvesti postopek od nakupa do nastavitev in začetka poslovanja. V najbolj frekventnem obdobju smo povečali podporno ekipo in večjim strankam omogočili individualno podporo. Aktivirali pa smo tudi našo partnersko mrežo, ki je delovala na terenu po Sloveniji.

Metelko: Največ pomoči so uporabniki potrebovali pri operiranju z namenskim digitalnim potrdilom. Včasih od vprašanja »kaj je to« naprej. Veliko vsebinskih vprašanj je bilo tudi pri definiranju poslovnih prostorov in glede posledic, ki jih bo to imelo na njihovo delo. Veliko manjših podjetij ne deluje ob tipičih urah, recimo od 8h do 15h, imajo spletno trgovino, delajo kjer lahko in ko lahko. Pri potrdilu, internih aktih, prostorih so bili uporabnikom v veliko pomoč tudi njihovi računovodski servisi.

Kako bo po vaši presoji zakonska zahteva za uvedbo davčnih blagajn pri poslovanju z gotovino vplivala na to, da na elektronsko vodenje podatkov v zvezi s poslovanjem preidejo tudi (manjša) podjetja in organizacije, ki tega do zdaj še niso počeli?

Boršo: Številna mala podjetja še vedno uporabljajo vezano knjigo računov. Velikokrat se ne zavedajo, da zato izgubljajo veliko časa in v primeru morebitnih napak prevzemajo veliko tveganje. Zagrožena kazen, če račun iz vezane knjige ni davčno potrjen, znaša od 4000 evrov dalje.

Davčne blagajne uporabnikom gotovo zagotavljajo dodano vrednost v obliki poročil oziroma analiz poslovanja, ki podjetnikom omogočajo boljše načrtovanje poslovanja in s tem sprejemanje boljših poslovnih odločitev.

Jarc: Ocenjujemo, da bo zakonska zahteva pozitivno vplivala na poslovanje manjših podjetij, predvsem z vidika, da bodo ti poslovni subjekti nekako »primorani« v začetek e-poslovanja, ki pa dolgoročno zagotavlja preglednejše delo, lažje vodenje poslovanja, prihranek časa in transparentnost poslovanja. Prav zato smo s kampanjo »Če že moram, potem želim vse« poskušali podjetnike izobraziti o priložnostih, ki jih tak tehnološki premik prinaša. Brez dvoma lahko znižajo stroške računovodske obdelave in predvsem bolje obvladujejo svoje podjetje. Kar je v težkih časih še posebno pomembno.

Metelko: Prehod je vsekakor pospešila. Saj je uporaba vezanih knjig ter potem njihovo dodatno potrjevanje na finančni upravi zelo zamudno. Glede na pogovore je bil prehod za tiste, ki si to lahko privoščijo, tudi pozitivna izkušnja oziroma korak, ki bi ga teoretično tudi sami enkrat storili. Težava je pri organizacijah ali posameznikih (na primer društva, dopolnilne dejavnosti) z občasnim izdajanjem računov, ker jim je zahteva prinesla predvsem opazne stroške in tehnične zaplete.

Za katere vrste računovodskih podatkov pričakujete, da se bodo »selili« v aplikacije, ki delujejo v računalniškem oblaku? Kako bo to vplivalo na zahtevnost vodenja računovodstva oziroma spremljanja poslovanja (1) v podjetju oziroma organizaciji, ki to počne za lastne potrebe in (2) v računovodskih servisih, ki delajo za stranke?

Boršo: Po naših izkušnjah se zadnja leta vse informacije pospešeno selijo v oblak. Ne samo zaradi večje varnosti, ampak tudi zato, ker se podjetnik tako lažje in hitreje poveže neposredno z računovodjo in tako imata oba sočasno na voljo iste informacije o poslovanju. Računovodski servisi, ki uporabljajo spletni računovodski program miniMAX – teh je v Sloveniji več kot tisoč –, so zadovoljni, da že podjetnik poknjiži račune in opravi podobne operativne stvari, zato računovodjem ostaja več časa za svetovanje strankam.

Jarc: Svetovni trendi kažejo na to, da se programi in aplikacije v celoti prenašajo v oblačne infrastrukture. Tako za večja kot za manjša podjetja je glavna prednost to, da podjetje ne potrebuje investicije v lastno IT-infrastrukturo, ne potrebuje lastnih vzdrževalcev sistema in mu ni treba skrbeti za varnostne kopije podatkovnih baz. Pri tistih podjetjih, ki imajo zunanji računovodski servis, pa je glavna prednost tudi to, da stranka in računovodja delata na isti bazi podatkov. To pomeni, da ni potrebnih dvojih vnosov podatkov, dokumentov ni treba fizično dostavljati računovodskemu servisu, podjetnik samostojno vodi svoje poslovanje, računovodja pa na podlagi vnesenih podatkov enostavno opravlja svoje delo, oba pa prihranita čas in denar.

V podjetju Datalab, tako za uporabnike programa PANTHEON kot tudi za aplikacijo Mobilna blagajna, skupaj s partnerjem Telekomom Slovenije vsem podjetnikom omogočamo gostovanja v oblaku, v kombinaciji z drugimi poslovnimi rešitvami, vključenimi v storitev Pisarna po meri.

Metelko: Podjetje ne more delovati le znotraj štirih sten. Tako se tudi večina podatkov podjetja seli ven, saj mora do njih dostopati na primer računovodja, direktor na svojem pametnem telefonu ali izvajalec del na terenu.

Aplikacije pa se premikajo v dve smeri. Osnovni informacijski sistemi se selijo na splet, saj to zmanjša kompleksnost in stroške IT v podjetju, poveča dostopnost in fleksibilnost. Bolj namenske aplikacije pa se selijo bliže in bliže uporabniku oziroma mestu, kjer jih ta potrebuje. V avtomobile, telefone, orodja v prihodnosti pa tudi na naše ure ali v specifičnih primerih pametna očala. Tu je spet pomembna povezljivost, saj so te namenske aplikacije pogosto le okna v glavni informacijski sistem.