Za spremembo navad pri porabi časa potrebujemo vsaj tri tedne

Če bi po načelu podjetniške bilance izdelali bilanco stanja posameznika – pa naj se nanaša na poklicno ali zasebno življenje – bi med številnimi sredstvi (za delo) zaman iskali neprecenljivi vir, ki ga ni mogoče nikjer kupiti in katerega količina je omejena: čas. In tega se čedalje bolj zavedamo. Zato postaja gospodarjenje oziroma upravljanje časa iskana veščina. Pravzaprav je po besedah Simone Šarotar Žižek, strokovnjakinje za upravljanje človeških virov, to upravljanje samega sebe v razmerju do časa.

Razlike po spolu in starosti

Vsakdo izmed nas ima časa natanko 24 ur na dan. To je dobrina, ki je med človeštvo najbolj pošteno razdeljena. In primanjkuje ga vsem. Ženskam, ki gradijo poklicno kariero in doma podpirajo tri vogale, bolj kot moškim? Če sledimo stereotipom, se znajo ženske bolje organizirati, da lahko postorijo vse, kar si naložijo same in kar od njih pričakuje okolje. Simona Šarotar Žižek, ki na mariborski ekonomsko-poslovni fakulteti predava tudi o pristopih k upravljanju časa in pripomočkih za to, se s tem ne strinja. Ne diskriminira uporabnikov časa po spolu, ampak gleda človeka kot posameznika, ki ima vsak svoje znanje, sposobnosti, zmožnosti, veščine. »Res je sicer,« pravi, »da smo ženske sposobne delovati kot multifunkcijska naprava in sočasno početi več stvari, a to včasih ni najbolje, saj povzroča obilo stresa, pa tudi napake pri delu.« Poleg tega se delitev funkcij spreminja, moški prevzemajo svoj delež »ženskih«, gospodinjskih del, tudi oni skrbijo za otroke.

Razširjeni so tudi miti na račun starejših ljudi: da se niso sposobni učiti, da ne obvladajo dela, da niso organizirani. Resnica pa po mnenju sogovornice prevesi tehtnico na drugo stran. Da prav starejši delajo bolj kakovostno, so bolj pripadni kot mlajši in tudi bolj urejeni. Poleg tega imajo v primerjavi z mlado generacijo širšo mrežo poznanstev in boljše veščine komuniciranja, posebej verbalnega. Mladi pa so na primer močno podvrženi družbenim omrežjem in se utapljajo v poplavi informacij, ki niso relevantne za njihovo življenje in učinkovito delovanje. Ne znajo (še) razbrati, kaj je in kaj ni pomembno. Zato čaka generacijo, ki prihaja na delovna mesta, v tem pogledu še veliko izzivov.

Za kaj gre pri upravljanju časa, bolje, pri upravljanju samega sebe? Šarotar Žižkova pojasnjuje, da je to pravzaprav spreminjanje lastnih navad. Kar je zelo težko. Poglejmo samo na primer novoletne zaobljube. Po tednu dni običajno ni nikjer ne duha ne sluha o bolj zdravem življenjskem slogu. Da spremenimo navade, običajno potrebujemo vsaj tri tedne. Pa se tega lahko nauči vsakdo, ali so ljudje, ki jim »ni pomoči«? »Upravljanja samega sebe se lahko nauči vsak, če je le dovolj vztrajen pri implementaciji. Znanje že osvojimo, teoretično smo hitro močni, običajno pa pademo pri udejanjanju teorije. Za to pa potrebujemo vztrajnost, potrpežljivost, zanesljivost. A prav to kot družba izgubljamo, saj hočemo učinke – takoj.«

Kako se lotiti zadeve?

Najprej si postavimo cilje, pravi Simona Šarotar Žižek, saj to omogoča porabo časa za opravljanje pravih stvari, in jih razvrstimo v prednostne razrede. Najprej dolgoročne: da bomo poslovno uspešni, da bomo imeli svoje stanovanje, družino ipd. To so kritični cilji, prva prioriteta. Druga skupina ciljev (prioriteta B) podpira prej omenjene (pridobiti si izobrazbo, najti službo, partnerja), tretja skupina pa so manj pomembni, tako imenovani »lepo, da so« cilji. Nato jih razdelamo v naloge, jim določimo vrstni red in trajanje.

»Ko enkrat veš, kam želiš priti, si moraš natočiti čistega vina in pogledati, kako v tem trenutku uporabljaš svoj čas,« svetuje strokovnjakinja in pripelje do naslednjega koraka, dnevnika aktivnosti. »Vsaj tri dni, bolje pa sedem dni, kaže beležiti vsako aktivnost, ki jo opraviš čez dan, tudi telefonski pogovor, vsako prekinitev toka misli. Nato jih segmentiraš po skupinah – elektronska pošta, telefonski klici ipd.. Ugotoviš, za kaj porabiš največ časa in ali to prispeva k uresničitvi ključnih ciljev. Da vidiš, ali gre čas za pomembne reči, za študij, če želiš diplomirati, ali recimo, za FB, internet, linkedIn ... Analiziraš, poiščeš kradljivce in jih poskušaš odpraviti. Bolj ambiciozni več hkrati, drugi po enega na obdobje. Po določenem času spet uvedeš dnevnik, da preveriš, ali si se spremenil, ali si se vrnil na stara pota.«

Vedno na dosegu roke

Dnevnik je lahko zelo preprost: list papirja, na katerega vrišemo tabelo, vanjo zapisujemo uro, aktivnost, trajanje in skupino aktivnosti. Lahko ga postavimo na računalniku, tablici, pametnem telefonu. Pomembno je le, da ga imamo ves čas pri sebi, da res vpišemo vsako potezo sproti. Sicer pa dnevnik vodimo, preden začnemo spreminjati svoje navade pri porabi časa. Potem pa si čas načrtujemo. In to dosledno: vsak dan, teden, mesec. Ob tem pa si pustimo nekaj prostega časa, ki ga namenimo za kreativnost in za nepredvidene dogodke, da nismo toliko pod stresom, pravi Šarotar Žižkova.

Osebno še vedno vodi dnevnik aktivnosti – vsak semester skupaj s svojimi študenti. Priznava, da je sama iznašla svoj sistem, še preden se je začela poglabljati v teorijo. Delala je v gospodarstvu, v velikem podjetju, kjer je zaradi obsega in zahtevnosti dela pred koncem dneva že načrtovala naslednjega. Najpomembnejše naloge je uvrstila na začetek dneva, saj je »bolj jutranji tip«, z višjo stopnjo koncentracije v zgodnejših urah dneva. »Resda potrebujemo teoretično znanje, marsikaj pa nam pove podzavest, intuicija, treba si je tudi prisluhniti.«