Čas je, da podjetja opustijo papirne navade

Neorganizirani dokumenti morajo postati stvar preteklosti, uvesti je treba sistem, ki omogoča zaščito.

pon, 12.02.2018, 10:00

Podjetja menijo, da jim spremembe zakonodaje nalagajo vedno nove obveznosti in naloge, ki so konec dneva opazne tudi v finančnih izdatkih. Ena takih je tudi nova evropska splošna uredba o ravnanju in upravljanju osebnih podatkov (GDPR), ki bo lokalno različico prejela še v obliki prenovljenega zakona o varovanju osebnih podatkov.

Podatki so zdaj v podjetjih dobesedno raztreseni povsod, GDPR pa ima nalogo, da na to področje vnese vsaj nekaj reda oziroma »dokumentne ter podatkovne higiene«. Dejstvo je, da na podatke, ki so nova nafta, preži zelo veliko nevarnosti – tako zunanjih kot notranjih. Torej jih je treba ustrezno zaščititi. Zaščita dokumentov in podatkov je precej laže izvedljiva v elektronski obliki, za kar poskrbijo tudi dokumentni sistemi, katerih primarni cilj je bil sicer zaposlenim olajšati in zelo pohitriti delo z dokumenti.

Elektronski arhiv cenejši od papirnega

V smislu prihajajoče uredbe GDPR pa dokumentni sistemi dobivajo še pomembnejšo vlogo, saj bodo tudi z njihovo pomočjo dokumenti nadzorovani v celotni organizaciji. V dokumentnem sistemu lahko ustrezno pooblaščeni uporabniki le z nekaj kliki preverijo, kaj se dogaja z njihovimi pogodbami ali računi, le-ti pa so tudi varno shranjeni v elektronski hrambi (elektronski arhiv je precej cenejši od papirnega). Dokumentni sistemi podjetju zagotavljajo tudi jasno revizijsko sled in posledično kaj hitro pokažejo na »interne vohljače«, ki bi jih sicer zelo težko odkrili. Take rešitve so prvi res odločen korak k brezpapirnemu poslovanju, digitalna oblika dokumentov in drugih vsebin pa je tudi prilagodljivejša.

»Četrta industrijska doba pelje podjetja v informatizacijo poslovnih procesov, integracijo spleta stvari v poslovna okolja ter vse večjo uporabo programske opreme kot storitve. V ta del zgodbe sodijo tudi dokumentni sistemi, s katerimi lahko v celoti podpremo poslovne procese organizacije. Letos bodo podjetja za digitalizacijo procesov namenila še večji delež svojih prihodkov. Pri izbiri dokumentnih sistemov bodo prednost imeli tisti, ki bodo omogočali prilagodljivo integracijo v okolje naročnika. Hitrost delovanja in prilagodljivost uvedene rešitve sta med dejavniki, ki neposredno vplivajo na konkurenčnost organizacije,« pravi Marko Zupančič, vodja razvoja in področja ECM v podjetju Mikrografija.

Ne le upravljanje z dokumenti, ampak s procesi!

Prodajalci dokumentnih sistemov vedo, da je najboljši tisti dokumentni sistem, ki je odlično integriran v poslovno okolje. Posledično velja, da so v prednosti tako imenovani procesni dokumentni sistemi, ki vse z dokumenti povezane aktivnosti vežejo na poslovne procese in naloge zaposlenih. Šele ko so dokumenti tesno povezani s procesi, v katerih nastajajo ali se uporabljajo, lahko podjetja naredijo naslednji korak – poskrbijo za njihovo avtomatizacijo.

Sandi Rožman, tehnični direktor v Mikrografiji, je dodal: »Podjetja so po obdobju krize zelo agresivno pristopila k optimizaciji postopkov v poslovanju, vse več jih uvaja brezpapirne interne procese. Ugotovila so, da samo upravljanje dokumentov ni največja dodana vrednost, ampak je to postalo upravljanje procesov. Seveda mora biti dokumentni sistem, ki naj skrbi za zakonsko skladno upravljanje dokumentov, tesno integriran v okolje podjetja in povezan z drugimi sistemi, ki ustvarjajo ali uporabljajo dokumente in druge podatke.«

Nova funkcionalnost: večnajemništvo

Razvoj dokumentnih sistemov ima očitno evolucijsko krivuljo, njihovi proizvajalci vsako leto dodajo kakšno funkcionalnost, ki privabi nove stranke. Letos bo to očitno funkcija večnajemništva, ki meri na večja podjetja z več podružnicami ali skupine povezanih podjetij. Upravljanje dokumentov za več organizacij, poslovnih enot ali podjetij v tujini je bilo do zdaj pogosto rešeno tako, da je krovno podjetje povezanim podjetjem zapovedalo uporabo enotnih informacijskih rešitev, med katere je sodil tudi dokumentni sistem, za katerega je vsako podjetje plačevalo licence za uporabo in vzdrževanje.

Z večnajemništvom pa lahko le glavno podjetje plačuje podporo za dokumentni sistem, do katerega dostopajo uporabniki iz drugih podjetij, pri čemer je mogoče koristiti dodatne popuste pri nakupu (več) licenc. Seveda lahko organizacije, ki predstavljajo posameznega najemnika, premorejo lastne tipe uporabnikov, arhive, pravice dostopa in delovne tokove ter različne nastavitve. V dokumentnem sistemu z več najemniki je arhitektura ustrezno prilagojena: podatki ostanejo varno ločeni, hkrati pa rešitev zagotavlja najučinkovitejšo rabo sistemskih virov.

V prihodnosti tudi pomoč umetne pameti

V prihodnjih letih lahko tudi na področju dokumentnih sistemov pričakujemo več implementacij tehnologij strojnega učenja in umetne inteligence. Z njimi opremljeni dokumentni sistemi bodo natančneje »ugibali«, katere dokumente uporabnik išče in kaj bo z njimi počel, ter avtomatizirali kar največ postopkov in mu še pohitrili delo. Ena zanimivejših možnosti uporabe umetne inteligence bo tudi prevajanje različnih jezikov v realnem času.

Prijavi sovražni govor