Tiskane izdaje
Dejstvo je, da e-računi niso nikakršna novost, saj jih poslovna okolja poznajo že desetletje, a kljub njihovim številnim prednostim so jih v vsakdanji poslovni praksi uporabljali le redki poslovni subjekti. Od letos je drugače. Z e-računi se ukvarjajo podjetja vseh velikosti, obrtniki in celo kmetje. Tudi za tiste manj računalniško podkovane uporabnike je ustrezno poskrbljeno – ti lahko za izdajo e-računov pooblastijo računovodski servis ali drugo osebo. Sicer pa na splošno velja, da je delo z e-računi zelo podobno delu z elektronsko banko – to pa obvlada večina odraslih ljudi. Še največ dela za prilagoditev poslovanja izdajanju (in po možnosti tudi prejemanju) e-računov bodo imela podjetja s starejšo programsko podporo, če ta ne podpira rabe e-računov.
Povečana aktivnost podjetij
Podjetja, ki redno spremljajo spremembe zakonodaje, so bila sprva precej v skrbeh, saj si številni oddelki računovodstva niso niti predstavljali obsega sprememb, ki jih prinaša uvedba e-računov. Ponudniki programskih rešitev so tako morali najprej poskrbeti za njihovo prilagoditev, zatem pa še za izobraževanja uporabnikov. Lani so različni ponudniki rešitev in storitev e-računov organizirali več deset dogodkov, seminarjev in delavnic, na katerih so svojim strankam razložili vpliv elektronskega poslovanja na njihovo delo.
Številni seminarji so bili nabito polni, posebno v drugi polovici leta, ko so podjetja spoznala, da se zakonsko postavljen rok bliža vse hitreje. Odličen odziv in udeležba sta bila ne nazadnje zelo koristna tudi za proizvajalce programske opreme in ponudnike storitev, saj so ti sproti prejemali informacije s terena, se srečevali z morebitnimi posebnostmi ter trdimi orehi in tako na najboljši možen način preverili, kateri njihovi ukrepi in rešitve delujejo ter kje nastajajo težave.
Mešan, a večinoma pozitiven sprejem med uporabniki
Kot vsaka novost so bili tudi e-računi med zaposlenimi v podjetjih sprejeti zelo različno. Nekateri uporabniki so bili nad njimi naravnost navdušeni, drugi jih še zdaj gledajo z nezaupanjem. Pri prehodu na e-račune zato ključno vlogo igrata pravilna komunikacija in prikaz dodane vrednosti za uporabnike. Izobraževanje uporabnikov, ki bodo imeli opraviti z e-računi, je zato zelo priporočljivo, saj lahko le ustrezno »podkovani« uporabniki predlagajo nadaljnjo rabo elektronskih rešitev pri izboljšavi lastnih delovnih procesov.
»Številni zaposleni so prepoznali koristi e-računov predvsem v pohitritvi dela in zmanjšanju števila napak, ki nastanejo pri ročnem prepisovanju podatkov. Avtomatizacija obsega tako rekoč celoten proces dela od prejema e-računa do njegovega zapisa v dokumentni sistem ter potrjevanja in pravilnega knjiženja. Elektronsko potrjevanje e-računov obenem prepreči, da bi se računi izgubili po pisarnah,« ugotavlja Boris Kodelja, vodja prodaje iCenter v podjetju SAOP.
Izdaja računov v elektronski obliki v podjetjih odpravi znaten del administrativnih opravil, saj se zaposleni ne ukvarjajo več s tiskanjem računov, menjavo kartuš ali tonerjev, kuvertiranjem ter prenašanjem kuvert na pošto … Prihranek časa pri delu zaposlenih nikakor ni zanemarljiv.
E-računi so šele začetek
Rešitve za elektronsko poslovanje v poslovna okolja prinašajo spremembe, saj morajo podjetja novemu načinu dela prilagoditi poslovne procese in tokove dokumentov. Uvedba e-računov je zato za marsikatero podjetje odlična priložnost za optimizacijo celotnega poslovanja.
»Očitno je, da e-računi pospešijo delo v podjetjih. Pri tem pa velja gledati celotno verigo poslovnega odnosa, in ne samo njegov končni del, e-račun. Podjetja bi morala pri e-poslovanju začeti z e-naročilnico in prek e-dobavnice končati z e-računom. Kdaj točno bo poslovanje med podjetji zgolj še elektronsko, si ne znam predstavljati, se bo pa njegov obseg v prihodnjih letih zagotovo povečeval. Verjamem, da je e-poslovanje prihodnost sodobnega poslovanja,« meni Grega Podgoršek iz podjetja Opal.
Elektronska izmenjava dokumentov je, denimo, velika pridobitev za vsak oddelek podjetja. Prenovljeni in predvsem digitalizirani poslovni procesi odpravijo marsikatero ozko grlo, ki je prej lahko privedlo do napak in zamud. Veliko dodano vrednost poslovanju pa v praksi prinaša predvsem razširjena izmenjava elektronskih dokumentov s partnerji in dobavitelji. Boljša informiranost zaposlenih (in predvsem odločevalcev) na vseh ravneh je le še ena izmed posledic elektronske, torej bolj odzivne, natančne pa tudi kakovostno boljše komunikacije.
E-računi kot
»E-računi so lahko poslovna priložnost za podjetja, ki se ukvarjajo z razvojem informacijske tehnologije. Če navedem konkreten primer: e-račune je treba pošiljati po elektronski poti. V začetku so bili edini ponudniki izmenjave e-računov banke. Zdaj so med aktualnimi ponudniki e-poti še številna druga podjetja, ki omogočajo bistveno boljšo uporabniško izkušnjo, saj strankam poleg izmenjave e-računov dodaja vrednost. Ta se kaže skozi različne vmesnike B2B, ki predstavljajo dodatno avtomatizacijo in s tem veliko dodano vrednost v procesu izmenjave, nabor storitev pa širijo še na izmenjavo druge poslovne dokumentacije. Poslovna priložnost obstaja tudi za podjetja, ki se ukvarjajo z elektronsko hrambo in dokumentnimi sistemi, saj so ta svoje rešitve že prilagodila skladno s potrebami sodobnega e-poslovanja,« dodaja Kodelja.
Minus: manjko
»Sedanji standard za e-račun ne vključuje partnerjev zunaj Slovenije, kar pomeni, da bomo iz tujine še vedno dobivali elektronske račune, ki bodo v drugačni obliki od v Sloveniji strukturirane oblike eSlog. Največkrat bodo e-računi kar v obliki datoteke PDF, ki pa prejemniku sama po sebi ne daje neposredne dodane vrednosti, saj ne omogoča avtomatiziranega vnosa podatkov kot druge strukturirane oblike. Menim, da se bo v EU glede tega začelo dodatno usklajevanje, to pa bo uporabnikom verjetno povzročilo dodatne skrbi in stroške,« ugotavlja Podgoršek.
Evropska unija načrtuje, da bi do konca maja 2017 začel veljati vseevropski standard za izdajanje elektronskih računov. Takrat se bo večina obstoječih oblik e-računov, skupaj s slovenskim standardom za elektronsko poslovanje eSlog, poslovila, e-poslovanje v EU pa prevedlo na skupni imenovalec.
