Težave pri prehodu na brezpapirno računovodstvo

Ljubljana – Pet mesecev po uvedbi obveznega pošiljanja elektronskih računov javnim institucijam vpleteni ugotavljajo, da je na eni strani to spodbudilo avtomatizacijo procesov pri prejemnikih, hkrati pa se številni, tako izdajatelji kot prejemniki, ubadajo z vrsto praktičnih težav.

Uvajanje e-računov je odločitev za pravo smer, so se strinjali udeleženci seminarja v organizaciji zavoda GS1, na katerem so analizirali izkušnje po nekaj mesecih, odkar je država predpisala, da morajo podjetja račune javnim institucijam izstavljati izključno v elektronski obliki. Niso pa vsi prepričani, da je bil prvi korak pravi.

Zakonodajalec je namreč tudi predpisal, da mora biti takšen račun izdelan v formatu e-slog, ki pa ne omogoča pošiljanja kompleksnih računov. Predstavnik GS1 Branko Šafarič je pojasnil, da je sistem e-slog (elektronsko poslovanje slovenskega gospodarstva) nastal leta 2000, in sicer zato, da bi elektronske račune začela vpeljevati tudi manjša in srednje velika podjetja – zanje do takrat še ni bilo sistema, ki bi omogočil pripravo dokumentov v elektronski obliki – ter bi tako olajšali in pocenili sodelovanje med seboj in tudi z večjimi podjetji, ki so e-račune že uporabljala.

Sistem, ki je bil namenjen za uporabo v Sloveniji, je predvideval tudi izmenjavo drugih e-dokumentov, ki so podlaga za kasnejši račun, a podjetja se storitev, za razliko od e-računa, niso posluževala. Skozi leta so družbe počasi prehajale na e-poslovanje po mednarodnih standardih, sistem e-slog, ki se teh standardov ni držal, pa so nehali vzdrževati.

Ni prostora za vpis vseh podatkov

Da se sistem, ki ga je predpisala država, ne drži mednarodnih standardov, je eden glavnih argumentov velikih podjetij, ko združeni v delovno skupino za elektronski račun državi predlagajo poenostavitve januarja uveljavljenih pravil o pošiljanju e-računov porabnikom javnih sredstev. Kritizirajo predvsem to, da je uporaba sistema e-slog po zakonu edina dopustna, čeprav velikim podjetjem, ki izdajajo zapletene račune, ne omogoča, da bi kupcu na ta način posredovali vse podatke, ki so jih dolžni v skladu s svojimi pravili ali s pravili, ki jih kupec zahteva. »Pred uvedbo predpisa je manjkala natančnejša analiza uporabe e-sloga in poslovnih problemov v okolju,« meni Šafarič.

Smiljana Šverko iz Petrola je za Delo povzela težave in kako jih rešujejo v tem največjem slovenskem podjetju: »Petrolovi računi so preveč kompleksni za format e-slog. Težave rešujemo tako, da v ta sistem dajemo podatke, ki jih lahko, poleg tega pa uporabnikom pošiljamo račune še v svoji strukturi, ki vsebujejo vse podatke iz računov in pdf-obliko, za vizualizacijo. V e-slogu ni standardov za označevanje lokacij, artiklov, storitev ... Poslujejo namreč elektronsko, in to ne le v Sloveniji, enote imajo tudi po drugih državah, zato je raba svetovnih standardov nujna.«

Strošek brez dodane vrednosti

Kot so še poudarjali udeleženci konference, e-slog ni mednarodno uveljavljen, uporaba je omejena le na Slovenijo. Prav tako ni predpisanega standardnega označevanja, kam v obrazec je treba vnesti katerega izmed podatkov. Tako jih izdajatelji vnašajo različno, kar pa je težava za prejemnike. Sicer pa naj bi bilo bistvo e-računa brezpapirno računovodstvo, kar pomeni, da bi morali poskrbeti za to, da bi si naročniki in dobavitelji v e-obliki izmenjavali tudi dokumente, ki nastanejo pred računom – torej vse od naročila, dobavnice do prevzemnice.

»Račun je posledica poslovnih dogodkov, kot so naročila, dobavnice. Če želimo poslovne procese avtomatizirati, moramo v zalednem sistemu narediti take rešitve, da omogočajo popolno avtomatizacijo celotnega procesa. S tem dosežemo racionalizacijo poslovanja, ki smo jo želeli. Oblika računa PDF je samo papir, ni elektronski račun. Pogovarjati se moramo o pravih strukturah podatkov, o informacijskih sistemih, ki omogočajo avtomatske obdelave,« nam je še povedala Šverkova.

Kot so ugotavljali nekateri zbrani, podjetja s prenosom računa v elektronsko obliko nimajo več stroškov s kuvertiranjem računov in pošiljanjem, stroške tiskanja so prevzeli prejemniki. Informacij o tem, koliko in kako pogosto jih tiskajo, sicer ni. So pa velika podjetja imela z uvedbo zakonsko predpisanega sistema veliko stroškov, ki jim ne prinaša nobene dodane vrednosti.

Kot so poudarjali govorci na konferenci, je treba sistem e-slog nadgraditi, predvsem podjetjem omogočiti, da e-račune pošiljajo tudi v formatu, ki ga izberejo sami in je po mednarodnih standardih. Delovna skupina za e-račun je med tem to deloma že dosegla, saj imajo velika podjetja dovoljenje, da smejo račun v formatu e-slog poslati samo kot prilogo svojega e-računa. Ministrstvo za finance je na vprašanje skupine tudi pojasnilo, da za originalni račun šteje tisti, na katerem so vsi podatki, torej ne v formatu e-slog.

Prejemniki si želijo več preglednosti

Tatjana Jevševar, predstavnica Združenja zdravstvenih zavodov Slovenije, ki je velik prejemnik računov iz gospodarskega sektorja, je za Delo povedala, da je e-račun pomemben in dobrodošel. »Zaživel je kljub številnim težavam in prisilil izvajalce oziroma javne zdravstvene zavode, da hkrati s tem projektom tudi avtomatizirajo svoje poslovanje, vzpostavijo nov ali ažurirani krogotok dokumentov, revizijskih poti in avtomatizacije.

S tega vidika je pozitivno sprejet, ima pa veliko začetnih težav, kot na začetku pač vsi sistemi. Na podlagi analize, ki smo jo opravili v zdravstvenih zavodih, lahko rečem, da je največja težava s stališča nekoga, ki obdeluje, likvidira in odobrava račune, slaba vizualizacija e-računa. Na tem področju si želimo spremembe. Poleg tega ni predpisano, da morajo biti priloge k računom poslane v elektronski obliki, tako jih podjetja pošiljajo po različnih poteh, tudi po navadni pošti. To od nas zahteva večjo natančnost, večja je možnost napak. Predlagamo rešitve, ki bi sistem približale uporabnikom, predvsem povečale njegovo prijaznost do uporabnika,« je povedala Jevševarjeva.

Izpostavila je še težave pri zavračanju računov, ki niso v vsakem primeru omogočeni, predstavniki podjetij pa so problematizirali sledljivost odposlanega računa: sistem ne omogoča povratne informacije, ali je naslovnik račun dobil, sprejel …

Kakšne imajo izkušnje s pošiljanjem e-računov porabnikom javnih sredstev, smo vprašali tudi Telekom, za katerega velja, da prav tako izstavlja kompleksne račune. »V Telekomu Slovenije smo začeli vpeljevati e-račune za potrebe poslovanja z javno upravo že v začetku leta 2014. Tako smo pridobili dovolj izkušenj in odzivov testnih uporabnikov, da smo lahko uvedli potrebne spremembe, skladno z njihovimi potrebami v e-slogu. Celotna uvedba je bila zelo kompleksna, na podlagi odzivov, ki smo jih prejeli tudi letos, pa lahko rečemo, da nam je s tesnim sodelovanjem in s ponujeno podporo uporabnikom uspelo zagotoviti kakovostno uporabniško izkušnjo,« je sporočila Katarina Prešeren, vodja službe za odnose z javnostmi.