Iz zapisovalcev preteklosti v svetovalce za prihodnost

V iskanju večje učinkovitosti in prihrankov se v podjetjih uveljavljajo tudi različne oblike brezpapirnega, tako imenovanega e-računovodenja. Kako se spreminja vloga računovodstva, smo vprašali Mirana Pikovnika, predsednika uprave računovodske družbe Unija, in Aleksandra Štefanca, direktorja in lastnika računovodske družbe Facta ter predsednika Zbornice računovodskih servisov pri Gospodarski zbornici Slovenije.

Čedalje bolj se krepi koncept e-računovodstva, se pravi zmanjševanje obsega papirnatih dokumentov v podjetju. Prinašajo te spremembe podjetjem tudi tveganja? Kako naj jih obvladujejo?

Pikovnik: Kakšnih posebnih tveganj pri uvedbi e-računovodstva ne vidim, če govorimo o pravem e-računovodstvu, torej sistemu brezpapirnega poslovanja, ki temelji na ločenem sistemu za arhiviranje in upravljanje dokumentov. Se pa v praksi dogaja, da podjetja pošiljajo račune v računovodski servis po e-pošti in tudi to imenujejo e-računovodstvo, kar pa to seveda ni.

E-računovodstvo mora zagotavljati varno upravljanje dokumentov (pravice dostopov, časovni žigi, sledljivost vpogledov …) in povezavo s sistemom ERP, tako da lahko pri pregledu poslovanja na vsakem koraku pogledamo tudi izvirno knjigovodsko listino, ki stoji za posamezno vknjižbo. Če deluje e-računovodstvo po tem sistemu, je tveganje veliko manjše kot pri klasičnem papirnem poslovanju.

Štefanac: Koncept e-računovodstva s pomočjo sodobnih računovodskih programov omogoča neposreden zajem podatkov in olajša kasnejši dostop do njih, ko so obdelani. Torej e-računovodstvo pomeni korak k poenostavitvi, večji preglednosti poslovanja, zmanjšanju potencialnih napak in daje več časa za kakovostno svetovanje strankam.

Je tukaj kakšna pomembna razlika med velikimi podjetji z lastnim računovodstvom in manjšimi, ki najemajo zunanje izvajalce – servise?

Pikovnik: Bi si skoraj upal trditi, da imajo kakovostni servisi zagotovljeno boljšo informacijsko podporo kot marsikatero podjetje z lastnim računovodstvom. Brezpapirno poslovanje v podjetjih z lastnim računovodstvom je bolj redkost kot pravilo, medtem ko v naši hiši ustvarjamo že več kot 50 odstotkov prihodkov prek našega sistema e-računovodstva – večina naših strank, ki imajo več kot pet zaposlenih, že uporablja naše e-računovodstvo.

Štefanac: Pri izvajanju računovodskih storitev s pomočjo programov e-računovodenja je še vedno potreben strokovni pregled računovodje, ki ima strokovno znanje, pozna tudi zakonske spremembe in zna svetovati stranki. Poleg tega kakovosten računovodski servis pozna načrte svoje stranke. Program ne bo stranki znal povedati, ali se je smotrno odločiti za nakup neke nepremičnine zdaj ali čez pet mesecev, ko bodo davčne olajšave drugačne. Program torej izboljša natančnost, omogoča večjo dostopnost do podatkov, toda na koncu odtehta strokovno znanje računovodje. Tako majhno kot večje podjetje mora imeti kakovosten računovodski servis, ki mu daje strokovno podporo na finančnem področju.

Se vam zdi upravičeno pričakovanje, da bo z razmahom vse dostopnejših računovodskih programov, ki so za razumno ceno na voljo tudi manjšim podjetjem, v prihodnosti tudi vse več teh manjših podjetij računovodstvo lahko vodilo samo?

Pikovnik: Vsekakor sem prepričan, da bo razvoj informacijske tehnologije omogočil poenostavljanje procesov v knjigovodstvu. Si pa težko predstavljam, da bi tehnologija nadomestila poznavanje zakonodaje in s tem obračunavanje dajatev državi. Poleg tega pa je računovodstvo veliko več kot samo knjigovodstvo in obračunavanje dajatev. Tu so še naloge analiziranja, predračunavanja (planiranja) in nadziranja. Te storitve potrebujejo podjetja s pet in več zaposlenimi in ta bodo v prihodnosti kakovostno računovodstvo potrebovala še veliko bolj, kot so ga doslej.

Štefanac: Večina ponudnikov računovodskih storitev ima urejeno komunikacijsko opremo za e-poslovanje z organizacijami, kot sta Durs in Ajpes, ker brez tega ni več možno oddajati nekaterih poročil. Razvoj računovodskih storitev je precej usmerjen v avtomatizacijo prenosa podatkov tudi od naročnika storitev do računovodskega servisa. Bistvena prednost spletnega računovodstva za naročnike je, da imajo ves čas na vpogled podatke o svojem poslovanju.

Sodobni računovodski programi omogočajo neposreden zajem podatkov in olajšajo dostop do njih. Toda naročniki računovodskih storitev večinoma nimajo dovolj znanja, da bi preverili, ali je bila računovodska storitev opravljena kakovostno in strokovno, pri čemer zastopniki oziroma direktorji podjetij nosijo zakonsko odgovornost za neustrezno pripravljena letna poročila. Zato predlagamo, da podjetniki sami ne opravljajo računovodskih storitev.

Kje vidite vlogo oziroma konkurenčno prednost računovodskih servisov? Katero znanje in informacijsko podporo lahko ponudijo svojim strankam?

Pikovnik: Glavna prednost računovodskih servisov je, da imamo na enem mestu zbranih veliko strokovnjakov specialistov, ki poznajo posamezna področja do potankosti. Tako lahko rešimo katerokoli situacijo hitro in učinkovito. Drugo je informacijska podpora, ki je v servisih pravilom boljša kot pri podjetjih, ki imajo notranje računovodstvo. To je logično, saj je naš IT pravzaprav naša osnovna oprema, brez katere ne moremo delati. V primeru notranjega računovodstva je to le podporni sistem in zato po navadi ne na vrhu prioritet za razvoj. Z razvojem brezpapirnega poslovanja tako notranje računovodstvo nima več prav nobene prednosti pred kakovostnim računovodskim servisom. S prenosom računovodstva na kakovosten servis odpadejo skrbi glede organiziranja nadomeščanja odsotnosti računovodje, glede uhajanja občutljivih podatkov in navsezadnje tudi odgovornosti za napake, saj v primeru povzročene škode servisi odgovarjamo s svojim premoženjem, ki je praviloma v večjih servisih veliko večje od premoženja zaposlenega računovodje.

Glede IT lahko mi ponudimo poslovodstvom, da lahko na enem mestu vsak dan pregledujejo poslovanje (izkaz uspeha) in stanje (odprte postavke terjatve, obveznosti) svojih podjetij v petih državah in poleg stanja in poslovanja tudi sliko dokumentov, na podlagi katerih je nastala posamezna sprememba (prejeti račun, bančni izpisek, potni nalog ...). In to lahko počnejo kadarkoli in kjerkoli so, potrebujejo le dostop do interneta. Tak sistem imajo v naši regiji po mojem vedenju vpeljan samo največje multinacionalke.

Štefanac: Konkurenčno prednost kakovostnih računovodskih servisov vidim v poznavanju več različnih e-računovodskih programov, dobrem poznavanju stroke, poznavanju zakonodajnih sprememb in njihovi pravilni interpretaciji glede na položaj strank ter v svetovanju strankam.

Se vam zdi pravilen občutek, da je gospodarska kriza skupaj s pritiski k cenovni racionalizaciji povečala pričakovanja podjetij, da lahko z uporabo računovodskih programov zmanjšajo svoje stroške za računovodenje?

Z uporabo napredne IT vsekakor lahko zelo znižamo stroške knjigovodstva, torej vpisovanja podatkov v knjigovodstvu, tako da se posamezni podatek res vpiše samo enkrat, da imamo dostop do teh podatkov kjerkoli in kadarkoli, da imamo učinkovito upravljanje dokumentov. Podobno lahko pri izdanih računih privarčujemo veliko, če jih izdajamo v elektronski obliki. Ta del racionalizacije se bo še najbolje poznal z uvedbo e-računov tudi v javnem sektorju (od 1. 1. 2015), tako da bo knjigovodstvo vsekakor »cenejše«, vendar pa se na drugi strani pojavlja veliko večja potreba uspešnih podjetij po svetovanju, torej analiziranju, predračunavanju in tudi nadziranju. Tukaj je naša prihodnost, torej da iz zapisovalcev preteklosti, kar knjigovodstvo dejansko je, postanemo svetovalci za prihodnost.

Štefanac: Od kakovosti računovodskih podatkov je odvisno, ali bodo sprejete odločitve optimalne ali ne. Še posebej v kriznih časih je sodelovanje med računovodskim servisom in poslovodstvom zelo pomembno – pravilno usmerjanje podjetja je odločilno za njegovo poslovanje. V kriznih razmerah računovodski servis lahko na različnih področjih pomaga svojim strankam. Kakovosten računovodski servis ima urejen dostop do on-line bonitetnih podatkov slovenskih in tujih pravnih subjektov. Pomaga lahko tudi pri izterjavah v Sloveniji z vložitvijo e-izvršb. Če postopek nima pravnih zapletov, ga do plačila terjatve lahko izpelje računovodski servis. Dela tudi izterjave v EU s pomočjo evropskega plačilnega naloga (EPN). Podjetniku lahko tudi svetuje, kako pravočasno zavarovati plačila.

V primeru likvidnostnih težav računovodski servis pomaga svoji stranki pri reprogramiranju obstoječih kreditov ali pridobivanju novih. To naredi tako, da pripravi vso potrebno dokumentacijo za banko in gre sam ali skupaj s stranko na banko, ker lahko bolj suvereno odgovarja na vprašanja, ki so povezana s finančnimi podatki.