Tiskane izdaje
V pisarniških okoljih pogosto slišimo besedno zvezo upravljanje tiskanja. Ko o njej vprašamo uporabnike, pogosto opišejo delovanje sistema za upravljanje izpisov iz tiskalnikov; preprosto povedano: spremljanje dogodkov, kakšni dokumenti prihajajo iz posameznih tiskalnikov ali večopravilnih naprav.
Upravljanje izpisov je precej ožje področje od upravljanja tiskanja. Z njim podjetje spremlja, katere dokumente tiskajo uporabniki in koliko virov (tonerjev, papirja, energije) pri tem porabijo. To jim omogoča lažje razporejanje stroškov po delovnih skupinah ali oddelkih, boljše rešitve pa ponujajo celo možnost spremljanja stroškov po projektih (pri tem pred izpisovanjem dokumentov uporabnik preprosto izbere, kateremu projektu dokumenti pripadajo).
Upravljanje izpisov je tesno povezano tudi z varovanjem dokumentov, saj podjetje lahko na ta način natančno spremlja, kdo je kaj izpisal – zagotovljena je sledljivost. Ob uvedbi naprednejših sistemov upravljanja izpisov podjetja pogosto opažajo tudi precejšen upad tiskanja dokumentov, saj se zaposleni hitro odpovedo »grdim navadam« tiskanja zasebnih vsebin v službenem okolju, če vedo, da se njihove tiskalniške navade spremlja. Nekatera podjetja se z zaposlenimi dogovorijo tudi za ugodno plačilo zasebnih vsebin, izpisanih na tiskalnikih podjetja.
Zamenjava upravljanja izpisov in upravljanja tiskanja ponavadi nastane zaradi različnih vidikov uporabnikov in menedžerjev. Podobno velja za ponudnike rešitev, saj je na trgu precej rešitev za obe področji, pri čemer velja, da so tiste, ki so namenjene upravljanju izpisov, precej bolj preproste in ožje usmerjene. A prava vrednost se skriva v rešitvah, ki tiskanje razumejo celovito, saj spremljajo delovanje celotne tiskalniške infrastrukture skupaj z namestitvami in posodobitvami gonilnikov, spremljanjem porabe in naročanjem potrošnega materiala.
Manjša naložba
Upravljanje tiskanja tako obsega številne zaledne storitve, ki uporabnikom na prvi pogled niso vidne, skupaj z obravnavo tiskalniških zahtev, skrbjo za gonilnike naprav, zagotavljanjem skladnosti z varnostnimi politikami in učinkovito rabo naprav. Zadnjo malce načenja trend tiskanja česar koli, kadar koli in s katere koli naprave, a se ponavadi odkupi z višjo produktivnostjo zaposlenih in njihovim večjim zadovoljstvom.
V velikih podjetjih so takšne rešitve za področje upravljanja tiskanja tako rekoč nujne, saj brez njih denar iz podjetja skoraj dobesedno odteka skozi tonerje in papir. Za čuda ima le malo proizvajalcev tiskalnikov v svoji ponudbi tudi rešitve za celovito upravljanje tiskanja, ki že same po sebi ponujajo večjo fleksibilnost pri upravljanju tiskalniške flote in scenarije razvoja ob hitrem večanju tiskalniških potreb (v računalniškem svetu tej lastnosti rečemo skalabilnost).
Ko podjetja ugotovijo, da so razmere na področju tiskanja postale nevzdržne, se za pomoč ponavadi obrnejo k specializiranim ponudnikom. To je tudi ena najboljših možnosti, saj predaja področja tiskanja v upravljanje zunanjemu ponudniku preloži velik del odgovornosti na ponudnika, ki mora skrbeti za vso tiskalniško infrastrukturo in njeno brezhibno delovanje, medtem ko se podjetje in zaposleni lahko osredotočijo na svoj posel, ki ga obvladajo.
Predaja področja tiskanja v izvajanje specializiranim ponudnikom podjetjem že takoj ustvari precejšnje prihranke stroškov tiskanja, ki v povprečju dosegajo najmanj 20 odstotkov, neredko pa še precej več. Ko v zakup vzamemo še zadovoljstvo zaposlenih, ki se jim ni več treba ukvarjati z nedelujočimi tiskalniki, in njihovo višjo produktivnost, je rezultat jasen – zunanje izvajanje tiskanja se preprosto izplača.
