Glava naj se raje ukvarja s kreativnimi rešitvami, ne z mačjo hrano

Pogovor z Davidom Allenom, avtorjem metode in knjižne uspešnice GTD (Getting Things Done) ali Gremo to dokončat.

sob, 20.05.2017, 06:00
Če spravite stvari iz svoje glave, zgolj mehansko, in glavo uporabljate za stvari, na katere se morate res osredotočati, je logično, da boste imeli s takšno glavo, osvobojeno nepotrebnih misli, več potenciala, več koncentracije. Ker v resnici ne gre za čas, ampak za prostor. Za dobro idejo ne potrebujete veliko časa, ne potrebujete veliko časa, da ste kreativni, da ste prisotni. Potrebujete prostor. Prazen prostor v vašem umu.

Je avtor metode in knjige GTD (Getting Things Done) ali v slovenskem prevodu Gremo to dokončat, uspešnice, ki so jo prodali v več kot dveh milijonih izvodov v tridesetih državah. Velja za enega najbolj vplivnih ljudi s področja produktivnosti. Dobila sva se na Bledu, kamor je prišel na povabilo Nataše Brunec, direktorice Ordo Vita, ki ima certificirano franšizo za izvedbo GTD v Sloveniji.

Kako si kot kreator morda najpopularnejše metode o organiziranju razlagate, da so bili nekateri visoko kreativni pa tudi produktivni ljudje v zgodovini tudi zelo neorganizirani, z zmedo na njihovih delovnih mizah?

So ljudje, ki so zelo urejeni, ampak so v svoji glavi popolnoma brez nadzora. In so tudi ljudje, ki kopičijo stvari, ki delujejo neurejeno, a zelo jasno vedo, kaj delajo.

Že prvi vaš stavek je nekaj, česar od vas ne bi pričakovala.

Zakaj ne? Organiziran sem samo zato, ker sem tako len (nasmešek). Ne maram večkrat na dan premišljevati, kaj vse moram še storiti in kaj me še čaka na kupu nalog. In ko sem sprejel odločitev, da morajo stvari ven iz moje glave, da jih lahko uredim ali rešim, sem si prihranil veliko dodatnega dela, to mi lahko verjamete.

Knjiga Gremo to dokončat je prvič izšla leta 2001. Druga, izpopolnjena izdaja leta 2015. Zakaj potreba po novi izdaji?

Glavni razlog, zakaj smo izdali dopolnjeno izdajo, je, ker se je zdela prva že malo zastarela. Primeri, ki sem jih uporabljal, tehnologija, ki sem jo citiral, se je spremenila, toda bistvo vsega se ni spremenilo, metodologija je ostala ista.

Zakaj? Ker se je z novimi tehnologijami tako spremenil naš način življenja?

Da, nenehen razvoj digitalne tehnologije, porast vseh družabnih omrežij je še dodatno prispeval k temu, da se posameznik počuti prenasičen z vsemi stvarmi. A v resnici se nič ni spremenilo, razen tega, kako hitro se vse spreminja. To je največja sprememba: hitrost sprememb.

Ekipa, ki bo v prihodnosti letela na Jupiter, bo morala uporabljati enaka načela vzdrževanja nadzora in osredotočenosti, kot jih mora kdorkoli danes. Seveda je prednost v tem, da so informacije dostopne z enim klikom, tehnologija nam je v marsičem olajšala življenje, a je hkrati tudi dvorezen meč. Sploh če pomislimo na količino, hitrost in nenehno spreminjanje informacij, ki prihajajo k nam po različnih kanalih, lahko hitro postanemo žrtev nenehnih motenj digitalne tehnologije. In z vedno novimi stvarmi, ki prihajajo v tvoj vhodni predal, v tvoj nabiralnik elektronske pošte, se počutiš vse bolj preplavljen s stvarmi, s katerimi moraš nekaj narediti. Nenadoma nepomembne stvari, ki jih nisi uredil, srkajo tvojo pozornost, ki bi jo moral posvetiti pomembnejšim. Zelo frustrirajoče. Bolj ko uredim in počistim predal s starimi stvarmi, bolj sproščen sem in bolj svoboden sem v svojih odločitvah.

David Allen, avtor uspešnice Gremo to dokončat (GTD). Foto: Jure Eržen/Delo

Zanimivo, da v intervjujih toliko ponavljate, da ljubite svobodo.

Seveda. Mir, jasnost misli in prostor v glavi ti v resnici dajejo svobodo. To me je privlačilo od začetka, biti svoboden, zato sem hotel to ohraniti in hkrati voditi kompleksno poslovno življenje.

V zadnjih letih poslušamo o porastu tesnobe, depresije, mnogi strokovnjaki pravijo, da je eden od razlogov za naraščajočo tesnobo v družbi tudi prenasičenost z različnimi dražljaji, pričakovanja družbe, preplavljenost z informacijami.

V resnici ne gre za preplavljenost z informacijami. Gre za prenatrpane potencialne dogovore, ki jih imamo s svojimi nadrejenimi, sami s sabo ... Gre bolj za preplavljenost z našimi številnimi namerami. Ne pa za informacije. Najbolj z informacijami nasičen svet je hkrati najbolj sproščujoč. In to je narava. Poglejte okrog sebe (zazre se na Blejsko jezero pred nama). V teh gozdovih in tem jezeru je več informacij kot kjerkoli drugod.

V resnici imamo to radi. Zato ker nas sprošča pogled na ta čudovita drevesa, dokler nas ne zaskrbi, kaj če se v tistem drevesu ne skriva kača. In kaj če se to čudovito nebo pripravlja k nevihti? In kaj bo, če se zgodi to in to? Hočem reči, da ne gre za informacije, ampak za to, koliko stvari je potencialno pomembnih zate osebno. Česa vse se bojite, da boste našli v modri kuverti, kaj vse boste naredili narobe pri davčni napovedi ... V vsakem vašem neodgovorjenem mejlu se potencialno skriva kača ali nevihta.

In vse te potencialno »nevarne« stvari kričijo v vaši glavi, odpri to, odgovori to, reši to ... To je tisto, kar v ljudeh sproža tesnobo. Ker nenadoma dobijo občutek, da ne zmorejo vsega.

Med drugim v knjigi Gremo to dokončat v poglavju z naslovom Zakaj brihtni ljudje najbolj odlašajo? napišete, da so najbolj kreativni in občutljivi ljudje največji omahljivci, da najbolj zavlačujejo z odločitvami.

Da, ker je njihova domišljija najbolj živahna in tako dejansko v večini stvari vidijo potencialno nevarnost, kačo.

Torej ta »krasni novi svet«, v katerem smo se znašli po zaslugi informativne revolucije, ni ravno oblikovan po meri občutljivega, ustvarjalnega človeka? Ta se zlomi najhitreje?

Ne bi se strinjal. To, da se naučiš počutiti sproščenega z vsemi potencialnimi zavezami in dogovori, ki si jih sprejel, ni nekaj, s čimer bi se rodili. Tega se moramo naučiti. Ne zgodi se naravno, ne zgodi se samo od sebe. Razen v obdobju krize. V kriznem obdobju si popolnoma osredotočen na to, kar je zdaj, in poskušaš ravnati v skladu s situacijo. To je čudovita priložnost, da se lotiš starih stvari drugo za drugo in stopiš v akcijo.

Kaj pravzaprav je GTD? Je to zgolj metoda? Sistem? Religija? Nekateri vaši »nasprotniki« ga imenujejo kult, v katerem ste vi novi guru.

Ah, kakšen kult neki! Gre vendar za podobno stvar kot to, da se naučiš igrati bendžo, plesati tango ali naučiti se plavati. Ti presodiš, ali se ti zdi smiselno, da se boš naučil plavati, ker bo to pripomoglo h kakovosti življenja.

Ob izidu 2001 je ta knjiga veljala predvsem kot priročnik za vse visoko produktivne ljudi, menedžerje, ki so želeli narediti čim več v čimkrajšem času. Kako gre »kapitalistična mantra« narediti čim več s »kakovostjo življenja«, o kateri govorite?

Produktivnost ima v naši družbi velikokrat negativno konotacijo, se strinjam. Ljudje jo običajno asociirajo s trdim delom, garanjem, izčrpavanjem, a to ni produktivnost.

Če greste na zabavo in se tam nimate fino, ker razmišljate o vseh nerešenih stvareh v glavi, je to neproduktivna zabava, mar ne? Če greste na dopust, da bi se spočili, sprostili, a se to ne zgodi, je to neproduktiven dopust, mar ne? Produktivnost preprosto pomeni doseči kateri koli rezultat, da dosežete stopnjo sproščenosti.

Gremo to dokončat (Getting Things Done) – že naslov vaše knjige implicira, da je treba stvari dokončati.

Ni vam treba dokončati vseh stvari, je pa dobro, da jih date iz glave. Vsi imamo cel kup nedokončanih stvari, ključno je, da ne zasedajo kreativnega prostora v možganih. Nedokončane stvari niso izvir problema. Problem je v tem, da si ves čas govorite, da bi jih morali dokončati, a ne zmorete.

Velika skrivnost je, da pri metodi GDT ne gre za to, kako dokončati stvari, ampak bolj za to, kako ustrezno angažiran si pri stvareh, ki te obdajajo in se moraš soočati z njimi. Gre za to, kako biti vključen v življenje in svoje delo na pravilen način.

Pravilen način? Nima vsak od nas »svojega pravilnega načina«?

Že. A hočem vam reči, da je pomembno, da si odgovoriš na nekaj ključnih vprašanj: Kaj to pomeni? Kaj želim narediti? Kakšno akcijo ta problem zahteva? Na primer, če imaš v vhodnem predalu napisano: »uredi svoje davčne zadeve«, potem se ti v glavi pojavi cel kup misli v slogu: »joj, tega ne morem še narediti, dokler ne dobim zadnjih dokumentov, ničesar ne morem narediti do takrat«. Ni res. Stvari je treba spraviti v tek, v akcijo. Pokliči to in to osebo, podjetje, da boš vedel, pri čem si. Te ustrezne odločitve pa je treba trenirati, vaditi, dokler ne postanejo zate naravne.

Kako se primerno ukvarjati z otrokom, mačko, službo, avtom? Kako biti osredotočen na igro z otrokom in ne na tisoč stvari, ki medtem motijo pozornost in vas spravljajo v skrb? Kakšen je torej vaš skupni čas z vašim otrokom, partnerjem, mačko, če niste pri stvari?

Treba je vedeti, da so edine stvari, s katerimi se ne ukvarjate ustrezno, tiste, o katerih še niste sprejeli odločitve. Ne zdi se, da smo rojeni s tem zavedanjem. Zato pravim, da se moramo tega naučiti. To je naučeno vedenje. Tako kot ste se naučili drugih stvari. Kako se obnašati za mizo, kako voziti kolo. Pravite, da nekateri metodi GTD pravijo kult ali religija? Potem je tudi igranje klavirja, plavanje ali kolesarjenje ali katera koli oblika športa religija.

V knjigi med drugim pravite, da je tisoč nedokončanih mejlov v predalu elektronske pošte podobno, kot bi imel tisoč šefov. Ste se v teh trditvah naslanjali tudi na zadnje kognitivne raziskave?

V novo izdajo knjige GTD sem dal kar nekaj novih poglavij, zadnje poglavje je prav o kognitivnih raziskavah. Vaša glava je strašna pisarna, toda možgani se niso razvili, da bi si zapolnili prostor s podatki, možgani so se razvili, da bi vas ohranjali žive v puščavi ali v džungli, da bi prepoznali vzorce, ki temeljijo na evoluciji, v smislu, to je tiger, tam je ogenj, in to nam gre zelo dobro. Računalniki ne morejo priti niti blizu tem sposobnostim, ki jih imamo.

Toda ko greš v trgovino po limone, običajno prideš domov s sedmimi stvarmi, a brez limon. Kaj se je zgodilo? Vaši možgani so zamočili, ker niso oblikovani za to.

Seveda se vam v začetku zdi potencialno preveč vsega, kar preberete, kar vidite, toliko stvari je, ki jih je treba narediti, in se vam zdi nemogoče, da bi to dosegli. Toda vseeno gre za bolj naraven proces. Na primer: ste se kdaj popolnoma resignirani, zmedeni usedli in naredili seznam, kako bi to lahko napravili bolje? To je naraven proces. Ljudje smo nagnjeni k temu, da bi poskušali urediti stvari, da bi jih razvrstili, določili prioritete.

David Allen, avtor uspešnice Gremo to dokončat (GTD). Foto: Jure Eržen/Delo

Zanimivo, da se v knjigi naslanjate tudi na vzhodne duhovne prakse, kot so zen, joga, vizualizacija, tudi borilne veščine.

Da, mnogi pravijo, da ta knjiga v resnici temelji na osnovah borilnih veščin. Osredotočenost. To je temelj.

Bi lahko rekli, da so vse stvari, ki ste jih počeli v preteklosti, vplivale na vašo metodo? Od študija zgodovine, borilnih veščin, ne nazadnje ste bili nekaj časa celo vodja gibanja za duhovno zavedanje (Movement of Spiritual Inner Awareness).

Mislim, da sem od nekdaj vedel, da bom delal kot učitelj, da bom nekdo, ki predaja znanje. Ko sem študiral zgodovino, sem se videl kot profesorja zgodovine, ki predaja to znanje mladim. To je še danes moje poslanstvo, lahko rečem. Da pomagam ljudem, da izboljšajo svoj vsakdanjik.

Potem sem spoznal, da akademsko znanje ni nekaj, kar me lahko popelje v smer, ki bi me zanimala; izstopil sem iz študija in se lotil duhovnih praks, umetnosti, učil karate, veliko stvari sem počel. Medtem pa sem začel pomagati prijateljem in znancem, ki so začeli s svojimi podjetji. In takrat se je pokazalo, da – ker sem po naravi len – hitro ugotovim, kako določene stvari lahko naredim bolj enostavne. Pomagal sem jim vzpostaviti učinkovit sistem in izboljšati proces poslovanja, tako so temu rekli v tistem času. Vsi so bili zadovoljni z mojimi nasveti, z mojim delom. Začel sem razvijati čisto svojo metodo, ki se je zelo dobro obnesla, to sem počel petindvajset let. Prva knjiga GTD je bila rezultat vseh teh dolgoletnih izkušenj, predavanj, svetovanj.

No, biti vodja gibanja za duhovno zavedanje in biti vodja gibanja GTD za visoko produktivnost? Kje so tu vzporednice?

Vse tisto, česar ne morete videti, lahko imenujemo duhovno. To je vaše mentalno stanje, duševno stanje, teh stvari ne morete videti, toda gotovo močno vplivajo nate, mar ne?

Verjetno so vsi, ki so se ukvarjali s stvarmi, kot so zen, joga, meditacija, prišli do podobnih zaključkov kot jaz. Resnica je resnica. Ne glede na zorni kot, s katerega prideš do nje, resnica ni moja last, nimam je pod ključavnico (nasmešek).

Seveda je pomagala tudi izkušnja z borilnimi veščinami, v karateju imam črni pas, tam obstajajo zelo konkretne tehnike, kako se osredotočiti, kako očistiti, izprazniti misli in se usmeriti samo v eno točko. Ko se nate spravijo štirje napadalci, ne moreš v glavi razmišljati o petdesetih neodgovorjenih mejlih in nedokončanih projektih.

In meditacija?

To, da se osredotočiš samo na dihanje, je gotovo ena od najhitrejših poti do prisotnosti. Do čuječnosti.

Toda neodgovorjeni mejli so še vedno tam.

Da, z meditacijo lahko izključiš zunanji svet, a univerzum se bo vrtel naprej. Nepregledane in neurejene stvari so še vedno tam (nasmešek).

Če imaš mačko in si rečeš, joj, kupiti moram mačjo hrano, in si to ponoviš nekajkrat na dan, pomeni, da se ves dan v mislih ukvarjaš z mačko in njeno hrano. To je neustrezno. Če si na hladilnik napišeš, da moraš danes kupiti mačjo hrano, gre to ven iz glave.

Preveč len sem, da bi se nenehno spominjal in ukvarjal z vsemi mogočimi stvarmi, to je prevelik napor za mojo glavo. Naj se raje ukvarja s kreativnimi rešitvami, ne z mačjo hrano. Zakaj bi morali na nekaj pomisliti trikrat ali desetkrat na dan, razen če imaš to misel rad?

Če spravite stvari iz svoje glave, zgolj mehansko, in glavo uporabljate za stvari, na katere se morate res osredotočati, je logično, da boste imeli s takšno glavo, osvobojeno nepotrebnih misli, več potenciala, več koncentracije. Ker v resnici ne gre za čas, ampak za prostor. Za dobro idejo ne potrebujete veliko časa, ne potrebujete veliko časa, da ste kreativni, da ste prisotni. Potrebujete prostor. Prazen prostor v vašem umu.

Je to sploh mogoče v tem hektičnem, z informacijami nasičenem svetu, kjer smo nenehno bombardirani z različnimi vrstami dražljajev?

No, no, zdaj govorite kot tipični primer melanholične slovenske duše (nasmešek).

Je s tem kaj narobe? Tudi melanholija je lahko inkubacijsko obdobje za dobre ideje.

Ah, to je predvsem trpljenje, drama (smeh).

Nekatere znanstvene raziskave kažejo, da tako imenovani kaotični ljudje lahko pridejo do bolj inovativnih rešitev, ker nenehno razmišljajo o problemih in nerešenih vprašanjih, dokler ne pridejo do rešitve.

Gotovo se ljudje različno odzivajo na to metodo, nekatere bo pritegnila takoj, druge ne, iz različnih razlogov. Jaz sem ponudil eno pot, napisal sem nekaj knjig, in zdaj mi je v resnici vseeno, ali se boste odločili za lažjo ali za kompleksnejšo pot, polno drame (nasmešek).

Zanimivo, da v zadnjem času poleg direktorjev korporacij in menedžerjev delate tudi z igralci, režiserji, slikarji, glasbeniki.

Da, in moram reči, da so vsi po vrsti zelo zadovoljni, saj so s pomočjo GTD v svojih mislih ustvarili več prostora, da so – po njihovih besedah – veliko bolj zadovoljni z njihovimi kreacijami. Eden od mojih klientov, skladatelj, kitarist, ki ga ne bom omenjal, je rekel, da je, preden je začel metodo GTD, začel sto pesmi na leto, zdaj je v enem letu končal sto pesmi. In te pesmi so bile dobre, to je ključno.

Eden največjih uporabnikov metode GTD je tudi Joss Whedon, eden od vplivnejših ljudi v Hollywoodu.

Tudi radijski in teve voditelj Howard Stern je menda velik privrženec vaše metode?

Da, v svojem šovu kar naprej omenja GTD (nasmešek). Bistveno je, da GTD omogoča počistiti prostor v glavi. Nisem še videl izjeme. Kaj boš potem s tem dodatnim prostorom naredil, je tvoja stvar. Ali ga boš uporabil za svoje najbližje, za kreativnost, samo zase in svoje najbližje. Če hočeš kreativni prostor v sebi, potem je to ta pot. Če imaš raje kreativni kaos in dramo, tudi v redu, izvoli.

Glede na vaše dolgoletne izkušnje – kateri tip ljudi ima največ motivacije za GTD?

Ljudje, ki to najmanj potrebujejo. Ki so že sami po sebi organizirani, produktivni, visoko ustvarjalni ljudje, zato ker jih je njihovo delo že samo prisililo v to, da so se organizirali. Vsak najmanjši napredek je že velik korak za povečanje kreativnost. Olajšanje in svoboda, ki ju pri tem občutiš, sta neprecenljiva.

Ali sami upoštevate čisto vsa navodila, ki so v knjigi?

Sledim, seveda, sem študent svojih lastnih nasvetov (nasmešek), toda to ne pomeni, da kdaj ne padem iz ritma. Ampak vem, da sem padel, in tudi zato tam ne ostanem dolgo. Je pa prav in kreativno, da si privoščiš tudi to, seveda. Takoj ko si postaviš nove cilje, želiš začeti nov projekt, nov film, nov članek, padeš nazaj v kaos. To je smiselno in zabavno. Toda tam ne ostaneš za dolgo. To hočem reči.

Kako preprečimo to, da ne izpolnjujemo nalog, ki smo si jih zadali, dogovorov, ki smo si jih obljubili?

Po pregledu kupa starih zadev se lahko za določene stvari odločite, da z njimi ne boste naredili nič. Tudi to je legitimno. Samo odločite se in jih dajte v reciklažo. Eden od načinov urejanja odprtih zadev se skriva v preprostem – ne. Ne, tega ne potrebujem. S tem se ne bom več ukvarjal.

Če za konec citiram Einsteina. Če je prenatrpana, razmetana miza znak takšnega uma, znak česa je potem pospravljena, prazna delovna miza?

Znak jasnega uma.

Prijavi sovražni govor