Milijonski prihranki z e-poslovanjem

Za številna podjetja v Sloveniji je digitalizacija velik izziv, ki pa se še bolj kaže pri manjših enotah. Eurostat je lani poročal o 70 odstotkih slovenskih malih in srednjih podjetij z zelo nizko ali nizko stopnjo digitalne zrelosti, kar je nekoliko pod povprečjem EU, delež podjetij, ki se pri digitalizaciji srečujejo s težavami, pa se celo povečuje.

Kdo bo po novem lahko preverjal dejanske lastnike podjetij

Lani je po podatkih statističnega urada (Surs) to veljalo za 75 odstotkov malih in 80 odstotkov srednjih podjetij, najpogosteje iz proizvodnih ali storitvenih dejavnosti. Ključni izziv pri tem je bil za večino pomanjkanje ustreznega kadra ali znanja, potrebnega za digitalizacijo, poleg tega pa še pomanjkanje sredstev. Skoraj 60 odstotkov malih podjetij in 40 odstotkov srednjih je presodilo, da digitalna preobrazba ni bistvena za njihovo uspešno poslovanje.

Prihranki

Vendar pa digitalizacija prinaša občutne prihranke tako časa kot denarja, poudarjajo na Agenciji RS za javnopravne evidence in storitve (Ajpes), kjer v okviru nacionalnega sistema SPOT (Slovenska poslovna točka) deluje tudi istoimenski portal, prek katerega je mogoče izpeljati vrsto postopkov vse od ustanovitve podjetja (s. p. ali d. o. o.) do urejanja sprememb podatkov ter poslovanja z državnimi institucijami, kot so finančna uprava, zavod za zdravstveno zavarovanje, zavod za zaposlovanje, inšpektorat za delo, upravne enote, občine, različna ministrstva, javne agencije in tudi obrtna ter gospodarska zbornica.

Dobra primera prihrankov sta uvedba celovite digitalizacije pri postopkih urejanja socialnih zavarovanj in uvedba elektronskih bolniških listov. Samo uvedba elektronskega bolniškega lista je prinesla več kot 11,5 milijona evrov prihrankov za različne deležnike – od zdravstvenih izvajalcev do delodajalcev kot tudi pacientov. Elektronsko poslovanje z državo prinaša med drugim poenostavitev, hitrejše poslovanje, avtomatizacijo procesov, zmanjšanje napak itn.

Režimi bolniške odsotnosti po novem v e-obliki

Ključni doprinos portala je, da so pod enotno znamko SPOT povezane in združene institucije, ki prek portala nudijo elektronske postopke za podjetja in poslovne subjekte. S tem je nastalo strateško partnerstvo, ki je temelj učinkovitega delovanja sistema SPOT – partnerstvo, brez katerega si danes njegovega delovanja ne moremo več predstavljati. To pa prinaša vrsto prednosti za uporabnike, ki lahko na enem mestu opravijo številne storitve elektronsko, varno in enostavno iz domače pisarne in jim za postopke do države ni treba od vrat do vrat.

Na fizičnih točkah največ tujcev

Za določene storitve je uporaba portala za podjetja in poslovne subjekte obvezna, druge pa je mogoče urejati tako elektronsko kot fizično, na točkah SPOT, kjer uporabnik s pomočjo referenta opravi postopke v okviru portala. Lani so urejali 132.000 vlog na teh fizičnih točkah, in sicer največ na izpostavah Ajpesa, v okviru katerega jih po vsej Sloveniji deluje 12.

»Predvsem manj digitalno pismeni uporabniki še vedno raje urejajo stvari fizično. Med njimi so pogosto starejši, prvič registrirani podjetniki, uporabniki brez digitalnega potrdila ter tisti, ki morajo opraviti bolj zapleten postopek,« našteva Amela Korlat, vodja Sektorja za registre in evidence podatkov na Ajpesu.

Za zapletene postopke, kot so registracija, ustanovitev podjetja ali spremembe podatkov o njem, je pomembno, da jih je mogoče urejati tudi fizično, saj tako lahko dobijo pomoč in svetovanje strokovno usposobljenih sodelavcev. Kot ugotavljajo na Ajpesu, že zelo velik delež fizičnih obiskov predstavljajo tujci, ki niso državljani EU oziroma širšega evropskega gospodarskega prostora in večinoma urejajo status samostojnega podjetnika.

Digitalno vešči posamezniki, ki imajo kvalificirano digitalno potrdilo, pa običajno raje izvedejo postopke na daljavo. Pri tem je treba upoštevati, da je za določene postopke potrebna osebna identifikacija ali overjeno pooblastilo, soglasje lastnika objekta za poslovni naslov ali notarska oblika dokumentov, opozarja sogovornica na nekatere najpogostejše napake, ki jih opažajo v postopkih.

Več kot 20 let razvoja

Trend razvoja je krepiti nabor digitalnih storitev in tako se razvijajo tudi sistem SPOT ter drugi uporabniški portali. »Cilj mora biti omogočiti v celoti elektronsko izvedbo čim več postopkov. Uporabniku mora biti omogočeno, da vlogo odda neposredno prek portala, skupaj z vsemi zahtevanimi prilogami in dokazili, ki jih je mogoče tudi elektronsko verificirati,« navaja sogovornica.

In poudari tudi pomen varnosti in zaupanja v sistem. To je povezano z obvezno uporabo storitve za preverjanje identitete posameznika (SI-PASS), za podpisovanje in oddajanje dokumentov v nekaterih ključnih e-postopkih pa je potrebno kvalificirano digitalno potrdilo.

Portal, ki so ga lani, ob 20-letnici delovanja, temeljito prenovili, ves čas izpopolnjujejo – tako v smislu uporabniške izkušnje kot s storitvami. Izkušnje kažejo, priznava Amela Korlat, da uporabniki na spremembe in nadgradnje, sploh če so večje, »niso vedno takoj pripravljeni in novosti pogosto ne sprejmejo z navdušenjem.

To je razumljivo, saj spremembe zahtevajo prilagajanje na nove načine dela in uporabo novih funkcionalnosti. Ko pa bolje spoznajo sistem in digitalne posodobitve ter prednosti posameznih novosti, se zadovoljstvo s portalom praviloma poveča.«