Mladi, ki si želijo v kolektivu uresničiti svoje zamisli, morajo biti vztrajni
Maja, ki ji je informacijska tehnologija blizu, je vedela, kako se lotiti digitalizacije vložišča.
Odpri galerijo
Maja Fink: Včasih smo imeli veliko fizične dokumentacije, zdaj delamo digitalno, prek dokumentarnih sistemov. Foto Osebni Arhiv
»Najbrž niste tipična tajnica, ki kuha kavo direktorju?« vprašam Majo Fink, ki jo je ceh izbral za Poslovno asistentko/tajnico leta 2018. Ob razglasitvi je namreč poudarila, da bi rada spremenila staromodno razumevanje tega poklica. »No, kar zadeva kavo – to še vedno drži, vsaj pri nas,« se namuzne. »Tudi dobro kavo je treba znati skuhati, vsi drugi stereotipi pa že dolgo ne veljajo več.«
Tridesetletna Maja Fink stereotipov ne pozna iz lastnih izkušenj. Spada v generacijo tistih, ki so prišli na trg dela ob najbolj nepravem času in so dolgo zaman iskali službo. Prve izkušnje in prve evre so nabirali z delom prek študentskega servisa. Finkova, po izobrazbi inženirka varstva okolja in komunale, je med drugim delala tudi kot tajnica na občini, potem pa je izvedela, da v novomeškem gradbenem podjetju CGP iščejo prav tak profil. Zdaj tam dela že peto leto, in če je sklepati po zmagovalnem nazivu, se je v podjetju dobro znašla.
Tajnica nekoč in danes? V podjetju, ki sledi sodobnim trendom digitalizacije, avtomatizacije, zapovedim industrije 4.0? Najprej pa razčistiva: ali sploh še tajnica ali poslovna asistentka, poslovna sekretarka? »Poimenovanje je različno, od podjetja do podjetja se razlikujejo tudi naloge, zahtevnost in odgovornosti, ki jih terja delodajalec. Včasih je bila tajnica oseba s peto stopnjo izobrazbe, zdaj pa mora imeti poslovna sekretarka ali asistentka šesto, sedmo ali celo kakšno višjo stopnjo izobrazbe. Sama sem se odločila nadaljevati študij na področju marketinga in odnosov z javnostjo.« Majin uradni naziv je tajnica uprave, ukvarja se tudi z marketingom, skrbi za profil na linkedinu, za internetno in interno intranetno stran podjetja, organizira in vodi službene dogodke, teambuildinge itn.
Včasih je bila tajnica oseba, ki je pisala dopise po nareku, kuhala kavo, sklicevala sestanke. Z razvojem je poklic dobival nove dimenzije. »Danes so tajnice oziroma poslovne asistentke vpletene v kompleksni sistem odločanja, imajo veliko več samostojnega projektnega dela, številne njihove delovne naloge so bolj odgovorne. Navzoče so na najpomembnejših sestankih, pišejo zapisnike, iz ozadja bedijo nad celotno organizacijo. So pomemben vezni člen med vodstvom in drugimi zaposlenimi, filter pri pretoku ključnih informacij. Vedeti morajo, katere so zaupne in katere pomembne za poslovanje družbe. Med tajnico in menedžerjem mora vladati vzajemno zaupanje.«
Prvi vtis o podjetju ustvari prav tajnica, zato mora biti vedno prijazna, vljudna, pa tudi zgledno urejena.
Odkar je v CGP, se je njeno delo zelo spremenilo: »Poslovanje se posodablja. Včasih smo imeli ogromno fizične dokumentacije, veliko fotokopiranja, zdaj to vse delamo digitalno, prek dokumentarnih sistemov. Delam pri projektu digitalizacije vložišča. To olajša iskanje dokumentacije – vse je na enem mestu, dostopno vsem, ki imajo dokumentarni sistem – in tako ostane več časa za druge naloge,« razlaga.
V posodobitev so kolektiv prisilile okoliščine, saj je poslovni načrt predvidel zmanjševanje stroškov pisarniškega materiala. Največ manevrskega prostora je bilo pri fotokopiranju: vsako pogodbo so morali fotokopirati tudi po petkrat (nekatere obsegajo po več kot sto strani) in jih nato fizično razdeliti. Pošta, ki je prišla v hišo, je bila namenjena na več oddelkov, zato jo je bilo treba fotokopirati in ročno voditi vse evidence. Mladenka, ki ji je informacijska tehnologija blizu, je natančno vedela, kaj ji je storiti, sodelavcem je predstavila načrt digitalizacije in uspešno so že končali prvo fazo, digitalizacijo vhodne pošte in pogodb, zdaj jih čaka še izhodna pošta.
Da pride milenijsko dete, za povrh še ženskega spola, v veliko podjetje in nemudoma začne uvajati spremembe – ponavadi »staroste« tega ne sprejmejo z odobravanjem. Tudi pri Maji ni šlo povsem brez težav, ampak, kot pravi, jih je presegla. »Mladi, ki želimo uresničevati svoje zamisli, moramo biti toliko bolj vztrajni, sposobni dokazati, da se neka novost lahko izpelje, znati argumentirati, zakaj je dobra.« Sploh pri uvajanju nove tehnologije je mogoče pričakovati, da bo starejša generacija na okopih.
Tudi sogovornica priznava, da je bil prehod pri mlajših sodelavcih, ki so bolj digitalno usmerjeni, povsem neproblematičen, pri starejših pa so pač potrebovali več časa, da so jih prepričali v učinkovitost sistema, kjer fizični dokument zamenja virtualna priponka, in jih naučili rokovati z njim. Ampak zaveda se, da imajo tudi starejši nekaj, brez česar mladi ne morejo: dolgoletne izkušnje, ki jih ni najti v nobenem učbeniku.
Poglavitno orodje sodobne tajnice (zavestno uporabljamo žensko obliko, ker to funkcijo še vedno praviloma opravljajo ženske) je računalnik. Zato mora najprej dobro poznati informacijsko tehnologijo in orodja ter se nenehno izobraževati. Maja spada med ljudi, ki najraje sami izbrskajo odgovore, če česa ne vedo. Veliko zadreg reši tako, da poišče navodila ali rešitve na googlu ali youtubu. Poleg tega mora kot tajnica obvladati še nekaj ekonomije, tuje jezike (posebej, če je podjetje vpeto v mednarodne tokove), imeti mora dobre organizacijske sposobnosti. Izrazito močna mora biti v mehkih veščinah: komunikativnosti, doslednosti, natančnosti, prijaznosti. Potrebuje tudi srčnost, ker se nanjo obrne marsikdo, ki je v težavah.
Prvi vtis o podjetju ustvari prav tajnica, zato mora biti vedno prijazna, vljudna, pa tudi na zunaj zgledno urejena, poudarja Maja Fink. Sama strogo loči službo in zasebnost, domačih skrbi ne nosi v podjetje in obratno. Dela od 8. do 16. ure. Sodobna tehnologija omogoča stalno dosegljivost, a ob dobri organiziranosti niti ni potrebe po delu od doma, pravi. Na telefonski klic ali elektronsko pošto se vedno odzove, in če je zadeva nujna, jo opravi, sicer počaka na naslednji dan. Kljub temu je življenje med službo in družino, njuno stalno usklajevanje, naporno in stresno. Majin najučinkovitejši »apaurin« je tek, saj jo sprošča. Pravkar se pripravlja na ljubljanski maraton, kjer bo branila barve CGP.
Tridesetletna Maja Fink stereotipov ne pozna iz lastnih izkušenj. Spada v generacijo tistih, ki so prišli na trg dela ob najbolj nepravem času in so dolgo zaman iskali službo. Prve izkušnje in prve evre so nabirali z delom prek študentskega servisa. Finkova, po izobrazbi inženirka varstva okolja in komunale, je med drugim delala tudi kot tajnica na občini, potem pa je izvedela, da v novomeškem gradbenem podjetju CGP iščejo prav tak profil. Zdaj tam dela že peto leto, in če je sklepati po zmagovalnem nazivu, se je v podjetju dobro znašla.
Tajnica nekoč in danes? V podjetju, ki sledi sodobnim trendom digitalizacije, avtomatizacije, zapovedim industrije 4.0? Najprej pa razčistiva: ali sploh še tajnica ali poslovna asistentka, poslovna sekretarka? »Poimenovanje je različno, od podjetja do podjetja se razlikujejo tudi naloge, zahtevnost in odgovornosti, ki jih terja delodajalec. Včasih je bila tajnica oseba s peto stopnjo izobrazbe, zdaj pa mora imeti poslovna sekretarka ali asistentka šesto, sedmo ali celo kakšno višjo stopnjo izobrazbe. Sama sem se odločila nadaljevati študij na področju marketinga in odnosov z javnostjo.« Majin uradni naziv je tajnica uprave, ukvarja se tudi z marketingom, skrbi za profil na linkedinu, za internetno in interno intranetno stran podjetja, organizira in vodi službene dogodke, teambuildinge itn.
Digitalizacija prihrani čas
Včasih je bila tajnica oseba, ki je pisala dopise po nareku, kuhala kavo, sklicevala sestanke. Z razvojem je poklic dobival nove dimenzije. »Danes so tajnice oziroma poslovne asistentke vpletene v kompleksni sistem odločanja, imajo veliko več samostojnega projektnega dela, številne njihove delovne naloge so bolj odgovorne. Navzoče so na najpomembnejših sestankih, pišejo zapisnike, iz ozadja bedijo nad celotno organizacijo. So pomemben vezni člen med vodstvom in drugimi zaposlenimi, filter pri pretoku ključnih informacij. Vedeti morajo, katere so zaupne in katere pomembne za poslovanje družbe. Med tajnico in menedžerjem mora vladati vzajemno zaupanje.«
Prvi vtis o podjetju ustvari prav tajnica, zato mora biti vedno prijazna, vljudna, pa tudi zgledno urejena.
Odkar je v CGP, se je njeno delo zelo spremenilo: »Poslovanje se posodablja. Včasih smo imeli ogromno fizične dokumentacije, veliko fotokopiranja, zdaj to vse delamo digitalno, prek dokumentarnih sistemov. Delam pri projektu digitalizacije vložišča. To olajša iskanje dokumentacije – vse je na enem mestu, dostopno vsem, ki imajo dokumentarni sistem – in tako ostane več časa za druge naloge,« razlaga.
Kaj s stroški za pisarniški material
V posodobitev so kolektiv prisilile okoliščine, saj je poslovni načrt predvidel zmanjševanje stroškov pisarniškega materiala. Največ manevrskega prostora je bilo pri fotokopiranju: vsako pogodbo so morali fotokopirati tudi po petkrat (nekatere obsegajo po več kot sto strani) in jih nato fizično razdeliti. Pošta, ki je prišla v hišo, je bila namenjena na več oddelkov, zato jo je bilo treba fotokopirati in ročno voditi vse evidence. Mladenka, ki ji je informacijska tehnologija blizu, je natančno vedela, kaj ji je storiti, sodelavcem je predstavila načrt digitalizacije in uspešno so že končali prvo fazo, digitalizacijo vhodne pošte in pogodb, zdaj jih čaka še izhodna pošta.
Da pride milenijsko dete, za povrh še ženskega spola, v veliko podjetje in nemudoma začne uvajati spremembe – ponavadi »staroste« tega ne sprejmejo z odobravanjem. Tudi pri Maji ni šlo povsem brez težav, ampak, kot pravi, jih je presegla. »Mladi, ki želimo uresničevati svoje zamisli, moramo biti toliko bolj vztrajni, sposobni dokazati, da se neka novost lahko izpelje, znati argumentirati, zakaj je dobra.« Sploh pri uvajanju nove tehnologije je mogoče pričakovati, da bo starejša generacija na okopih.
Tudi sogovornica priznava, da je bil prehod pri mlajših sodelavcih, ki so bolj digitalno usmerjeni, povsem neproblematičen, pri starejših pa so pač potrebovali več časa, da so jih prepričali v učinkovitost sistema, kjer fizični dokument zamenja virtualna priponka, in jih naučili rokovati z njim. Ampak zaveda se, da imajo tudi starejši nekaj, brez česar mladi ne morejo: dolgoletne izkušnje, ki jih ni najti v nobenem učbeniku.
Moč je v mehkih veščinah
Poglavitno orodje sodobne tajnice (zavestno uporabljamo žensko obliko, ker to funkcijo še vedno praviloma opravljajo ženske) je računalnik. Zato mora najprej dobro poznati informacijsko tehnologijo in orodja ter se nenehno izobraževati. Maja spada med ljudi, ki najraje sami izbrskajo odgovore, če česa ne vedo. Veliko zadreg reši tako, da poišče navodila ali rešitve na googlu ali youtubu. Poleg tega mora kot tajnica obvladati še nekaj ekonomije, tuje jezike (posebej, če je podjetje vpeto v mednarodne tokove), imeti mora dobre organizacijske sposobnosti. Izrazito močna mora biti v mehkih veščinah: komunikativnosti, doslednosti, natančnosti, prijaznosti. Potrebuje tudi srčnost, ker se nanjo obrne marsikdo, ki je v težavah.
Prvi vtis o podjetju ustvari prav tajnica, zato mora biti vedno prijazna, vljudna, pa tudi na zunaj zgledno urejena, poudarja Maja Fink. Sama strogo loči službo in zasebnost, domačih skrbi ne nosi v podjetje in obratno. Dela od 8. do 16. ure. Sodobna tehnologija omogoča stalno dosegljivost, a ob dobri organiziranosti niti ni potrebe po delu od doma, pravi. Na telefonski klic ali elektronsko pošto se vedno odzove, in če je zadeva nujna, jo opravi, sicer počaka na naslednji dan. Kljub temu je življenje med službo in družino, njuno stalno usklajevanje, naporno in stresno. Majin najučinkovitejši »apaurin« je tek, saj jo sprošča. Pravkar se pripravlja na ljubljanski maraton, kjer bo branila barve CGP.
