Tiskanje obvladujejo le redka podjetja

Dejstvo je, da veliko podjetij še vedno ne upravlja lastnega tiskalniškega okolja. To se je v marsikaterem podjetju razvilo podobno kot samorastniki – sproti in glede na trenutne potrebe in vzgibe zaposlenih.

Zaradi omenjenega kar 90 odstotkov organizacij ne ve, koliko sredstev dejansko porabijo za izpis dokumentov. Niti tega ne, kaj vse bi s sodobnimi večopravilnimi napravami še lahko počela in izboljšala produktivnost zaposlenih in učinkovitost dela v pisarniških okoljih. Izpostavljamo ključne probleme tiskanja v poslovnih okoljih in svetujemo, kako jih odpraviti.

❶ Neučinkovitost tiskalniškega okolja

Heterogena tiskalniška okolja, sestavljena na hitro, so prava nočna mora za njihove skrbnike ali upravitelje. So hkrati tudi zelo neučinkovita. Tiskalniki so pogosto napačno izbrani – vsaj z vidika nalog in delovnih procesov, zato so stroški izpisov (pre)veliki, naprave pa pogosteje v okvari.

Zaposleni se navadno ne zavedajo, da je tiskanje večjega obsega dokumentov na bližnjem brizgalnem ali malem laserskem tiskalniku precej dražje kot na skupni večopravilni napravi oddelka. Dodatno zaposleni radi pozabijo, da so dokumente natisnili. Množica izpisov, pozabljenih v tiskalniku, ne pomeni le metanja denarja skozi okno, ampak je tudi varnostni problem, saj zaupne informacije lahko pridejo v neprave roke.

Rešitev: pregled in optimizacija tiskalniškega okolja

Pregled tiskalniške infrastrukture, vključno z lokacijami naprav, statistiko njihove uporabe, tipi naprav, funkcionalnostmi, povezljivostjo, varnostnimi zahtevami in podporo lahko naredi prvi »čudež«. Temu naj sledi analiza poslovnih procesov z namenom odkrivanja področij, na katerih je mogoče izboljšati učinkovitost dela.

Dodatna rešitev: optimizacija preskrbe s potrošnim materialom

»Če se podjetja lotijo optimizacije tiskanja, naj to opravijo temeljito. Strokovnjaki predlagamo tudi finančni pregled vseh s tiskanjem povezanih stroškov ob zagotavljanju in upravljanju tiskalniškega okolja. Nadaljnja koraka sta avtomatizacija vsega, kar je mogoče pri tiskanju avtomatizirati, in optimizacija preskrbe s potrošnim materialom.

Zaposlenim v podjetju ni treba skrbeti, ali bo potrošni material pravočasno dostavljen na lokacijo, programska oprema za nadzor tiskalniških naprav na daljavo v povezavi z ustreznimi storitvami ponudnika ves čas bdi nad njihovim stanjem in zagotavlja, da so tonerji in papir pravočasno zamenjani oziroma dopolnjeni. Takšno spremljanje tiskalniškega okolja precej zniža tudi stroške vzdrževanja in servisiranja, saj zmanjša število servisnih posegov in intervencij, serviser pa ve, kateri del mora imeti s seboj,« pojasnjuje Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon Forte.

❷Neekonomičnost tiskanja

Tiskanje v poslovnih okoljih je pogosto povsem neekonomično. Zaposleni po nepotrebnem tiskajo velike količine izpisov in neracionalno uporabljajo naprave, ko se odločajo za zgolj enostransko tiskanje, tiskanje v barvah, ko to ni potrebno, ali pa tiskajo vedno le na najbližjo napravo, tudi če obstaja za posamezno tiskalniško nalogo primernejša naprava.

Rešitev: skrbniški nadzor in uporaba tiskalniških profilov

Upravitelj tiskalniškega okolja lahko posameznemu uporabniku ali skupini določi pravice uporabe funkcij in lastnosti večopravilne naprave. Poleg nadzora nad količino izpisanih strani lahko omeji še dostop do določenih funkcij ter za vsakega uporabnika vnaprej nastavi optimalne nastavitve tiskanja.

❸Izzivi podpisovanja in avtorizacije dokumentov

Avtor dokumenta pogosto ni hkrati tudi odgovorna oseba, ampak mora šele pridobiti njen podpis. Med likvidacijo je lahko udeleženih več oseb, ki na delovni dokument dajejo pripombe, dopolnitve in izražajo svoje (ne)strinjanje z vsebino, še preden se pripravi končna rešitev. Če se vse vmesne različice dokumentov natisnejo in fizično prenašajo med zaposlenimi, to zahteva veliko časa in denarja.

Rešitev: uvedba dokumentnega sistema

Sodobni dokumentni sistemi imajo vgrajena orodja za podporo avtomatizaciji procesov (tudi podpisovanja). Dokumenti v digitalni obliki, urejeni v sodobnih dokumentnih sistemih, pridejo do vseh deležnikov v procesu precej hitreje in bolj nadzorovano, zagotovljena je tudi sledljivost sprememb. Tiskalnik je tako le še končna postaja ...

❹Skeniranje oziroma zajem dokumentov

Zelo veliko podjetij ima veliko dokumentov v papirni obliki. A če želijo pohitriti delo z njimi, jih je treba digitalizirati – že na vhodu v podjetje, torej v vložišču. To nalogo lahko učinkovito opravijo tudi večopravilne naprave.

Rešitev: uporaba pametne večopravilne naprave

Pametne večopravilne naprave imajo aplikacije, ki zaposlenim zelo poenostavijo skeniranje, saj nudijo skeniranje na različne lokacije (v mape na strežniku, po e-pošti) in omogočajo prilagoditev nastavitev skeniranja posameznemu uporabniku. Številne med njimi imajo tudi napredna orodja za optično prepoznavanje vsebine, ki vsebino dokumentov takoj digitalizirajo, v povezavi z dokumentnim sistemom pa tudi ustrezno indeksirajo ali arhivirajo.

❺Mobilno tiskanje

Ideja o mobilnem tiskanju je super, a v praksi le redko kje dobro izvedena. Poslovni uporabniki namreč potrebujejo možnost izpisa dokumentov tudi na poti, pri čemer je pošiljanje dokumentov z mobilne naprave v tiskalniško omrežje pogosto prezapleteno.

Rešitev: uporaba ustreznih naprav in programske opreme

Mobilno tiskanje mora predvsem podpirati tiskalniško okolje. Rešitev EveryonePrint omogoča več načinov tiskanja s katerekoli mobilne naprave. Prek spletnega brskalnika lahko uporabnik prenese poljuben dokument, ga na tiskalnik pošlje kot priponko, kjer ga natisne šele, ko se na napravi prijavi z lastno PIN-kodo ali ID-kartico.

❻Tiskanje iz oblaka

Poslovni uporabniki navadno potrebujejo stalen dostop do pomembnih dokumentov in imajo podatke na voljo v različnih oblačnih storitvah (Google Drive, DropBox, Evernote ali OneDrive) ter želijo možnost izpisa dokumentov na različnih lokacijah (doma, na poti, na sestankih pri strankah, v podružnicah ...).

Rešitev: ustrezna implementacija vtičnikov

Večina sodobnih omreženih večopravilnih naprav podpira integracijo z oblačnimi storitvami. Treba jih je le omogočiti in ustrezno nastaviti.

❼Težave ob uvajanju sprememb

Navada je stara srajca, pravijo. To še kako velja tudi za tiskanje, kjer se zaposleni lahko uprejo spremembam, če se jim nove in optimizirane rešitve zdijo manj udobne, čeprav so bistveno učinkovitejše in jim prinašajo nove funkcionalnosti, s katerimi prihranijo zelo veliko časa.

Rešitev: izobraževanje uporabnikov

Skrbniki tiskalniškega okolja – lahko tudi v povezavi s ponudnikom novih storitev – naj pripravijo predstavitev vseh novosti in prednosti. Pomagajo tudi primeri dobrih praks.