E-računi so odlični, prave prednosti digitalizacije so v drugih dokumentih

In prav je tako. E-račun je v številnih panogah postal standard, zakonodaja pa podjetja dodatno usmerja v elektronsko izmenjavo računov. Toda v praksi je e-račun le del zgodbe.

Resnična učinkovitost se ne začne pri računu, temveč precej prej, in sicer že pri naročilih, dobavnicah, prevzemnicah, potrdilih, reklamacijah, cenikih in drugih dokumentih, ki vsak dan krožijo med podjetji. Če digitaliziramo samo račun, ostane velik del procesa še vedno ročen, fragmentiran in ranljiv za napake, zato postaja naslednji logični korak EDI integracija: avtomatizirana, standardizirana in varna izmenjava poslovnih dokumentov neposredno med informacijskimi sistemi (ERP).

Če so ti koraki vodeni po e-pošti, s pomočjo PDF-jev, Excelovih tabel ali celo telefonskih klicev, podjetje v resnici ne pridobi prave digitalne učinkovitosti. E-račun v takem okolju pogosto samo »polepša« zadnjo fazo, jedro procesa pa ostane analogno.

Dokumenti, ki v praksi odločajo o hitrosti in kakovosti dobave

FOTO: Getty Images

V večini dobavnih verig so najbolj kritični dokumenti tisti, ki vplivajo na pretočnost in zaloge. Med njimi so predvsem:

• naročilo (ORDERS): jasen in avtomatiziran začetek procesa brez ročnih prepisov,
• potrditev naročila (ORDRSP): zmanjšanje sporov glede dobavljivosti, cen in rokov,
• dobavnica/obvestilo o odpremi (DESADV): podlaga za hitro prevzemanje, napoved dostave, boljše planiranje skladišča,
• prevzemnica/potrdilo o prejemu (RECADV): takojšnja povratna informacija o prevzemu in odstopanjih,
• reklamacije in odstopanja (npr. COMDIS): manj nesporazumov, hitrejše reševanje,
• ceniki in katalogi (PRICAT): manj napak pri cenah, hitrejša posodobitev artiklov.

FOTO: EDITEL

Ko ti dokumenti tečejo avtomatizirano, je e-račun le še logičen rezultat, brez dodatnega usklajevanja in popravljanja.

Če so vaši cilji manj ročnega dela, manj napak in hitrejša dobavna veriga, se je smiselno vprašati ne samo, ali imamo e-račun, temveč ali so naši procesi med partnerji povezani od začetka do konca.

Tukaj stopi v igro EDITEL, eden največjih ponudnikov EDI-ja v EU z več kot 40 leti izkušenj in okoli milijardo transakcij. Prisoten je v 20 državah, med njimi tudi v Sloveniji.

Kako EDITEL pristopi k elektronski izmenjavi podatkov?

FOTO: iStock

EDITEL nastopa kot vaš integracijski partner: pomaga vam vzpostaviti in upravljati avtomatizirano izmenjavo ključnih dokumentov (naročila, potrditve, dobavnice, prevzemnice, reklamacije, cenike in tudi e-račune) neposredno med vašim ERP-sistemom in ERP-sistemi vaših partnerjev.

Kakšne so prednosti integracije EDI-ja pri EDITELU?

FOTO: iStock

• Pretvorbe in mapiranja brez ročnega dela: podatki se pretvorijo iz/za vaš ERP v ustrezne standarde (npr. EDIFACT, XML/UBL ipd.), tako da dokumenti tečejo kot strukturirani podatki in ne kot priponke.
• Varna in sledljiva izmenjava: vsak dokument je nadzorovan, sledljiv in preverljiv, kar zmanjšuje napake, reklamacije in »lovljenje« informacij po e-pošti.
• Vključevanje novih partnerjev in razširljivost: ko je enkrat »osnova« postavljena, je dodajanje novih partnerjev bistveno hitrejše, brez ponavljanja istih korakov vsakič znova.

Naročnik oglasne vsebine je EDITEL