Tudi »kreativci« morajo delu nameniti določen čas

Za skoraj vsako podjetje so največji kapital zaposleni. Zato je tudi njihov delovni čas eden najpomembnejših virov, neredko celo najdražji. Upravljanje delovnika zaposlenih ima tako pri učinkovitem poslovanju precej pomembnejšo vlogo, kot bi lahko laično menili.

Rešitve pri tem obsegajo dve področji, in sicer registracijo delovnega časa ter kontrolo pristopa. Njuna kombinacija da vodstvu vedeti, kje v podjetju so zaposleni in koliko časa, vodstvo pa tako lahko poskrbi za optimizacijo dela in/ali delovnih mest.

Obvladovanja delovnega časa zaposlenih se podjetja lotevajo različno, med najpogostejšimi načini je vodenje evidence o tem. Zahteve po prisotnosti na delovnem mestu se sicer od podjetja do podjetja razlikujejo. V okoljih, kjer prevladuje proizvodna dejavnost ali opravljanje rutinskih oziroma ponavljajočih se nalog, je učinkovitost dela pogosto sorazmerna s porabljenim časom. Pri kreativnem delu pa lahko razmerje med končnim rezultatom in porabljenim časom močno odstopa.

V javnosti tako prevladuje prepričanje, da pri kreativnem delu prisotnost na delovnem mestu ni pomembna. A tudi praksa vedno znova dokazuje, da vsako delo, tudi najbolj kreativno, poleg znanja in idej zahteva določen čas. Šefi, ki vodijo tako imenovane kreativce, se pogosto srečujejo s pritožbami zaposlenih, češ da je nalog preveč in vseh ni mogoče opraviti. Vzrok za neučinkovitost je največkrat preprost – zaposleni v svoje delo ne vložijo dovolj časa.

Registracija je več kot le merjenje delovnega časa

Sistemi za registracijo delovnega časa skrbno beležijo vse prihode in odhode zaposlenih in vodstvu (in računovodstvu) postrežejo z natančnimi zapisi o tem. Sodobni sistemi omogočajo vpogled v stanje na delovnem mestu tudi posameznemu zaposlenemu, zmorejo pa še bistveno več. Tako lahko vodje oddelkov v sodelovanju z zaposlenimi laže načrtujejo in upravljajo odsotnost posameznih zaposlenih. Sistemi za evidenco delovnega časa so v pomoč tudi pri bolj učinkovitem časovnem upravljanju projektov, saj vodjem omogočajo takojšen vpogled v porabljeni čas posameznikov ali delovnih skupin ter morebitna odstopanja od zastavljenih ciljev v posamezni fazi ali aktivnosti projekta.

Sodobna programska oprema, ki spremlja moderne/atraktivne terminale za registracijo delovnega časa, omogoča preprost vnos ter potrjevanje izrednega dela in odsotnosti. Večina takšnih rešitev je v podjetjih povezana z osrednjim poslovnoinformacijskim sistemom (ERP), iz katerega podatke o delovnem času zaposlenih pridobivajo tudi druge službe podjetja (kadrovska služba, računovodstvo).

Kontrola pristopa je tudi varnostni element

Sistem vstopne kontrole podjetja pogosto uvajajo z namenom nadzora nad dostopom do izdelkov, surovin pa tudi dokumentov in občutljivih podatkov, ki so na voljo le pooblaščenim. Sistem vstopne kontrole samodejno vodi zgodovino vseh dogodkov, vsak vstop v prostor ostane zabeležen. Neželene dogodke in zlorabo prostorov lahko upravitelj prepreči z nadzorom nad stanjem v objektu, tudi na daljavo. Kontrola pristopa v povezavi s sistemom evidence delovnega časa podjetju pomaga, da zaposleni upoštevajo pravila o delovnem času brez odvečnega dodatnega nadzora in kontrole, ter preprečuje, da bi zaposleni prejeli izplačila za delovne ure, ki v resnici niso bile nikoli opravljene. Možnost integracije IP videonadzornih kamer in beleženje posnetkov ob registraciji pa še dodatno zmanjšata možnost zlorab.

»Slovenska podjetja se najpogosteje odločajo za kombinacijo obeh sistemov, kontrole pristopa in registracije delovnega časa,« je povedal Samo R. Zorko, vodja razvoja poslovnih priložnosti v podjetju Zarja Elektronika, in dodal: »Če je želja naročnika vgradnja sistema registracije delovnega časa, se največkrat odloči še za kontrolo pristopa, saj je dodatna naložba minimalna. Ne velja pa tudi obratno. Nekatera podjetja želijo le omejiti dostope, da se stranke in zaposleni ne bi nepooblaščeno 'sprehajali' po podjetju. Oba sistema seveda lahko delujeta popolnoma samostojno.«

Zadnji trendi varnostnih tehnologij so usmerjeni v povezovanje oziroma integracijo različnih sistemov, poleg že omenjenega videonadzora lahko podjetja sisteme povežejo s protivlomnim alarmom in rešitvijo povezanega doma (avtomatizirano upravljanje) ali zgradbe. Tovrstne pametne rešitve poskrbijo, da se po odhodu zadnjega zaposlenega v objektu na primer samodejno vklopi protivlomni alarm.

Podjetja pri vseh tehničnih sistemih najbolj cenijo zanesljivo in robustno delovanje ter prijaznost do uporabnikov. Na lestvici pomembnosti so zelo visoko tudi poprodajne aktivnosti, denimo hitra odzivnost servisa v primeru težav in možnost nadgradnje oziroma razširitve sistema. Vedno več podjetij se odloča tudi za implementacijo spletne aplikacije, ki skrbnikom omogoča pregled stanja in nadzor na daljavo.

Razvoj teh rešitev seveda ne počiva. Razvijalce še najbolj dražijo možnosti, ki jih skupaj z rabo mobilnih naprav prinaša področje biometričnih lastnosti uporabnikov, saj so te veliko bolj edinstvene kot krajša numerična gesla na tipkovnicah. »Biometrija je za zdaj še bolj stvar akcijskih filmov, saj se nanaša na zelo občutljive osebne podatke in je tudi zakonsko regulirana, njena uporaba mora biti posebej utemeljena. Kratko malo ni potrebe, da se prodajalki na oddelku delikatese ob prihodu na delovno mesto skenira notranja struktura očesa ali prebere prstni odtis. Res pa je, da prenosne naprave in sodobne tehnologije v njih omogočajo marsikaj,« dodaja Zorko.

Rešitve vstopne kontrole se lahko prilagodijo objektom vseh velikosti in namembnosti, od stanovanjskih objektov do pisarniških prostorov in industrijskih kompleksov. Modularna arhitektura teh rešitev in številne periferne enote pa omogočajo nadgradnjo ali razširitev sistema kadarkoli v njegovi življenjski dobi.