Pametnejši tiskalniki za udobnejše delo

Večopravilne tiskalniške naprave imajo čedalje pomembnejšo vlogo v sodobnih poslovnih okoljih. Ta se bržkone še dolgo ne bodo znebila papirnatih dokumentov in čeprav se morda sliši ironično, lahko njihovo število zmanjšajo prav z uporabo multifunkcijskih naprav, ki skrbijo za njihov zajem v elektronsko (digitalno) obliko ter pošiljanje zaposlenim ali različnim sistemom v podjetju.

Podjetja zadnje desetletje klasične tiskalnike pospešeno zamenjujejo z večopravilnimi napravami, ki poleg tiskanja dokumentov obvladajo še skeniranje ter kopiranje, nekatere med njimi celo faksiranje. Tako lahko ne le zmanjšajo število tiskalnikov, kopirnih strojev in faksirnih naprav v poslovnem okolju, temveč poskrbijo za bistveno višjo stroškovno in operativno učinkovitost. Če gre za multifunkcijske naprave, ki so povezane v omrežje podjetja, pride njihova praktičnost še posebej do izraza.

Prednost dela z večopravilnimi napravami

Večopravilna naprava v podjetju lahko skrbi za digitalni zajem dokumentov, ki jih nato pošlje do posameznega zaposlenega v obliki e-poštne priponke ali pa na določeno mesto za hrambo dokumentov, ki se nahaja v omrežju podjetja. Nekatere zmogljive večopravilne naprave znajo skenirati celo obe strani dokumenta v enem prehodu in tako pomembno skrajšajo čas digitalizacije vsebin v dokumentno intenzivnih okoljih. Boljše naprave imajo vgrajeno celo tehnologijo za optično prepoznavanja besedila, ki iz skenirane strani (sicer v obliki slike) ustvari tekstovni ali drug dokument s »prebrano« vsebino/besedilom, ki ga je mogoče enostavno urejati v praktično vseh programih za delo s tekstom.

Veliko večopravilnih naprav najrazličnejših proizvajalcev podpira tudi okolje Microsoft SharePoint, kar zaposlenim še olajša iskanje sodelavcev in deljenje dokumentov z njimi. Novejše generacije multifunkcijskih naprav so opremljene z vse večjimi, na dotik občutljivimi barvnimi zasloni, prek katerih zaposleni lažje postorijo svoja opravila – bodisi napravi naložijo več nalog ali pa kar prek nje »prikličejo« dokumente, ki jih želijo natisniti.

Na tovrstnih pametnih večopravilnih napravah lahko upravitelji IT v podjetju že predhodno nastavijo vse z dokumenti povezane procese (kdo lahko kaj tiska, kam se dokumenti shranjujejo, do katerih dokumentov lahko dostopa posamezen uporabnik itd.) in jih avtomatizirajo, zaposleni pa nato v le nekaj sekundah opravijo svoje delo, saj ima vsak zaposleni na napravi ali napravah izdelan svoj profil z vsemi dovoljenji in omejitvami.

Večja produktivnost tiskanja in varnost dokumentov

Hitrost tiskanja dokumentov v povprečnih poslovnih okoljih ni več najpomembnejša, saj praktično vse sodobne naprave v minuti natisnejo več deset črno-belih ali barvnih dokumentov. Za delo z napravami, ki jih uporablja večje število zaposlenih, so precej bolj pomembne možnosti, ki omogočajo visoko produktivnost ob ustreznem varovanju dokumentov in informacij na njih.

»Podjetja si želijo kar najbolj prilagodljivega poslovanja, temu pa se s svojimi rešitvami pridružujejo tudi proizvajalci tiskalnikov. Z vse večjo mobilnostjo zaposlenih postajata možnosti brezžičnega in mobilnega tiskanja vse bolj iskani,« razlaga Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon Forte.

Ponudniki rešitev mobilnega tiskanja ciljajo na enostavnost in preglednost svojih aplikacij, saj so prijazni in intuitivni uporabniški vmesniki tisti, ki zaposlene prepričajo v uporabo teh rešitev. V primeru aplikacij za mobilno tiskanje se velja zavedati dejstva, da so zasloni pametnih telefonov (pa tudi nekaterih tablic) omejeni z ločljivostjo in seveda tudi s količino informacij, ki jih lahko prikažejo uporabniku. V podjetjih zato že oddelek IT poskrbi za ustrezno implementacijo mobilnega tiskanja na naprave uporabnikov, zaposleni pa le še izbirajo dokumente, ki jih želijo izpisati, ter ciljno napravo, tiskalnik ali večopravilno napravo v podjetju.

Mobilnost in oblak za večjo prilagodljivost

Nekatere rešitve oziroma aplikacije za prilagodljivo tiskanje gostujejo v oblaku, spet druge za svoje delo uporabljajo zgolj brezžično povezavo do večopravilne naprave. V prvem primeru ima podjetje več možnosti nadzora, a vse sodobne tiskalniške naprave tudi sicer ponujajo precej dobro sledljivost dela. V poslovnih okoljih, kjer je omogočeno sledenje tiskalniškim opravilom na večopravilni napravi, programska rešitev ponuja tudi sprotno obračunavanje opravil ter stroškovni pregled posameznega izpisa ali večje količine izpisov. Obračunavanje tiskalniških opravil po zaposlenih ali oddelkih je tako še preglednejše.