Tiskane izdaje
Odkar proračunski uporabniki na različnih ravneh poslujejo (samo) z e-računi, gotovinska plačila pa je treba v realnem času po elektronski pošti potrjevati na finančni upravi, je digitalizacija finančnega poslovanja podjetij dobila nov pospešek.
»Velikokrat mislimo, da so nam lahko zgled države, kot so Avstrija, Nemčija ali Velika Britanija. Vendar, ko sodelujemo na mednarodnih računovodskih forumih, se izkaže, da se tam odpirajo problemi, ki smo jih v Sloveniji srečevali pred tremi ali štirimi leti in smo jih vmes že odpravili. Ko smo jim pred kratkim v Nemčiji razlagali, kako pri nas poslujemo z državno upravo, ki izdaja e-račune, so nas prosili, ali bi bili pripravljeni to predstaviti tudi njihovim uradnim organom,« pravi Aleksander Štefanac, predsednik Zbornice računovodskih servisov na Gospodarski zbornici Slovenije.
Kaj pa je glavni dejavnik, ki vodi k temu, da vse več govorimo o digitalizaciji na področju računovodenja?
V bistvu ključne zahteve strank, ki postopoma digitalizirajo svoje poslovanje zaradi hitrejših odzivov na trgu. Temu mora slediti tudi računovodstvo, lahko rečemo, da mora biti celo en korak pred strankami.
Pa je? Obstaja veliko ponudnikov elektronskih računovodskih programov, tudi za podjetniško rabo. Pa računovodski servisi v resnici digitalizacijo sprejemajo ali celo pospešujejo?
Pri pospeševanju, recimo, je težava. Računovodski servisi, ki uporabljajo moderne tehnološke rešitve, ki omogočajo prenose dokumentarnih sistemov med uporabniki ter dostop stranki in servisu do istih dokumentov, so pripravljeni. Je pa res, da velika večina strank temu še ne sledi oziroma ne želi tako obsežne digitalizacije. Tudi v našem servisu imamo stranke, ki so zelo »na tekočem«, se pravi vse tisto, kar prispe k njim v elektronski predal, prispe tudi k nam. Imamo pa tudi stranke, ki še želijo plačevati z ročnim plačilnim nalogom.
Zakaj pa je tako, zakaj niso spremembe hitrejše?
Tudi zato, ker obstaja generacijski razkol. Mlade stranke, generacije milenijcev in mlajših, so pripravljene na trenutno razmišljanje in ukrepanje. Njim se vse dogaja v trenutku, v katerem živijo, zato želijo imeti tako tudi poslovanje. So pa generacije, ki se počasi bližajo upokojitvi in se jim ne zdi več smotrno, da bi se lotili večjih sprememb, v njih za čas, o katerem mislijo, da bodo še aktivni, ne vidijo kake velike prednosti.
Kako je mogoče te razlike premagati? Verjetno bo potreba po tem, da smo bolj digitalizirani, kvečjemu večja, ne manjša?
Ja, seveda. Ampak, saj se vsi zavedamo: stranka je tista, ki ti določa tempo in je na neki način kralj. Če ta zahteva klasičen način poslovanja, bomo tudi računovodski servisi zanje še nekaj časa delali s papirnimi dokumenti. Res pa je, da si vsi želimo čim lažjega prenosa dokumentacije med stranko in računovodskim servisom – že zato ker je možnost za napake manjša, če imamo mi e-račun oziroma e-dokument.
Je res, da je možnost napake pri e-poslovanju manjša?
Da, gotovo. Poglejte, nekdo mora (tiskan) račun vnesti v računovodski program in pri tem lahko nastane napaka. Če pa imamo e-račun, ki ga izda podjetju in ga dobimo v elektronski obliki, ga prenesemo in zavedemo v svojo evidenco, potem tega človeškega dejavnika ni. Tudi e-računi morajo sicer skozi neki nadzor. Ko dobim predloge oziroma dokumente v svoj računovodski program, moram preveriti, za kaj gre.
Razlika je v tem, da so računovodje oziroma knjigovodje prej za vsak račun, ki so ga vnesli, vedeli, kaj je vsebina. Tako so imeli vpogled v to, kaj se je s podjetjem dogajalo med letom. Z novim načinom pridobivanja dokumentov oziroma podatkov pa je ta slika nekoliko manj jasna. Nekdo bo še vedno moral skozi vse dokumente, da jih preveri, da ugotovi, kaj se je sploh dogajalo v poslovnem procesu.
Natančnost podatkov je torej v digitalnem svetu bolj zanesljiva. Kaj pa vsebina? Kako podjetniki vedo, kam gre poslovanje?
Prav to je tisto, kar bo prevzel računovodja. Zelo podrobno bo moral pregledati vsebino. Na podlagi podatkov, ki jih bo dobil, si bo ustvaril sliko o poslovanju in bo moral zelo hitro informirati svojega naročnika o tem, kaj se dogaja, oziroma mu celo napovedati, kaj se mu bo zgodilo v prihodnjih 14 dneh. In to je tisto, kar si računovodje želimo. Do zdaj smo bili kar nekoliko prezaposleni z veliko količino podatkov, ki jih je bilo treba vključiti, vnesti, obdelati, analizirati in predstaviti, zato se nismo dovolj posvečali pravemu računovodenju in temu, kar je njegovo bistvo – to pa je pomoč podjetju.
Kakšen delež strank pa pričakuje tako vsebinsko pomoč od računovodje?
To so predvsem stranke, ki sodijo po slovenskih merilih v srednji velikostni razred in imajo od pet do 50 zaposlenih. Predvsem male stranke nekako informacije o poslovanju še obvladajo same, redkeje zaprosijo za kakšne nasvete, vendar se bodo morali tudi oni počasi navaditi na spremembe.
Torej za male stranke velja, da računovodjo potrebujejo predvsem za izdelavo bilance?
Ne, jaz bi dejal prav nasprotno. Naši mali naročniki zahtevajo od računovodskega servisa vse, popolno preskrbo. Pri večjih podjetjih že opažamo, da najemajo samo določen del storitev računovodskih servisov. Mali pa so prepuščeni nam od začetka do konca. Vprašanje pa je, koliko si tega želijo. Če vidimo, da so analize za stranko breme in se z njimi noče ukvarjati, je v to ne silimo. Vendar potem to dolžnost kot skrbniki vzamemo nase, jih opazujemo in takrat, ko bi res lahko kaj postalo problematično, ga začnemo opozarjati.
Kakšna so taka opozorila?
Recimo, da pogledamo predvideni denarni tok in obveznosti, ki jih lahko pričakuje v prihodnjem mesecu.
Torej, če podjetje prevzema potencialno več obveznosti, kot bo imelo prihodkov?
Na primer – če se je mogoče nekje zaračunalo v kakšnem predvidevanju ali odločitvi. Prednost digitalizacije je, da z vsemi podatki in programi, ki jih imamo, lahko zelo hitro predvidimo, kje se bosta ta kazalnika odlivov in prilivov presekala, če se bosta kje …
... in bi tako nastal problem likvidnosti?
Tako.
Kaj ni pri sprejemanju digitalnega tudi za računovodstva značilno, da jih lahko razdelimo na mlajšo in starejšo generacijo, sploh pri manjših servisih?
Ja, je. Vsi se zavedamo, koliko stane digitalizacija. Promptno ažuriranje programske opreme, nabava novih naprav, ki morajo temu slediti, spet postavlja vprašanje, ali se bo za posodobitev odločil nekdo, ki je enoosebni računovodski servis in zagotavlja svoje storitve manjšim naročnikom. Pričakujemo pa, da bo sledilo združevanje nekaterih storitev med manjšimi računovodskimi servisi, čeprav tega še ne opažamo. Specializirali se bodo za določeno skupino in nato sodelovali kot nekakšni grozdi.
Kakšno sodelovanje predvidevate?
Poslovno, usmerjeno k storitvam za stranke. Servisi bi še vedno ostali ločena podjetja. Recimo, da vem, da moj kolega neki proces, neko vsebino dobro obvlada – potem bi to delal z njim …
… vi pa kaj drugega za njegove stranke?
Tako.
Kakšna pa je raven tehnoloških rešitev, ki so manjšim podjetjem za računovodstvo dostopne v Sloveniji?
Večina programskih hiš dela programe za različno zahtevnost servisov in naročnikov. Delajo oboje, tudi programe, ki so namenjeni našim naročnikom, recimo za izdajanje in vodenje faktur. Ti podatki nato pridejo v naše programe s preprostim prenosom.
Pa je to vedno kompatibilno? Ni podjetje, ki že ima določen program za vodenje evidenc, omejeno pri izbiri računovodskega servisa, ki ima, recimo, programe drugega ponudnika?
To se da rešiti. S programskimi hišami se dogovorimo za izdelavo konverterjev, ki izvožene podatke ustrezno prevedejo, da jih lahko uporabljamo v svojih programih. Vsi progami imajo nekje v ozadju elemente, kot so davčna številka, davčna stopnja, znesek, datum. To je vse nekje zapisano in samo stvar tehnologije je, kako so obdelani.
