Zaradi mreženja in vzdušja na dogodkih raje pridemo v živo

Organiziranje poslovnih dogodkov, kot so seminarji, konference, delavnice, predstavitveni dogodki ob lansiranju novega produkta ali neformalna srečanja za poslovne partnerje, so priložnost, da podjetje na konkurenčnem trgu krepi prepoznavnost, utrjuje blagovno znamko in povečuje prodajo. Industrija poslovnih srečanj se iz leta v leto krepi, pri tem pa velika večina daje prednost dobro tehnološko podprtim dogodkom v živo pred spletnimi različicami.

Raziskave kažejo, da so stroški, ki jih podjetja na globalni ravni namenijo za organizacijo in udeležbo na različnih dogodkih, že lani presegli tiste iz časa pred pandemijo. Poročilo Svetovne zveze za poslovna potovanja tako navaja, da so organizacije lani za ta namen porabile 1500 milijard ameriških dolarjev, kar je 11 odstotkov več kot leto pred tem.

V prihodnjih treh letih se bodo po pričakovanjih ti izdatki vsako leto povečali za sedem odstotkov in bodo leta 2028 predvidoma presegli 2000 milijard dolarjev. Po vsem svetu je letos opaziti veliko željo po fizičnih srečanjih in dogodkih, srečevanju ter povezovanju s kolegi, strankami in poslovnimi partnerji, navajajo v poročilu.

Globalni ponudnik tehnologij v industriji srečanj Cvent na podlagi anket med podjetji navaja, da letos večina organizacij načrtuje več manjših dogodkov, kot jih je pripravila lani, in to v živo. Ta oblika je tudi najbolj zaželena pri veliki večini udeležencev, ki dogodkom tudi pripisujejo večjo vrednost kot pa drugim vrstam poslovne komunikacije.

Omogočajo, da bolje spoznajo nov izdelek ali storitev, ki ga podjetje predstavi na dogodku, zelo pomembno pa je tudi, da na ta način poslovni partnerji ohranjajo pristnejše odnose, dogodki omogočajo mreženje, dodana vrednost je vzdušje, ki ga je mogoče pristno začutiti samo na srečanjih v živo. Po izkušnjah podjetij zaradi vsega tega v večini primerov hitreje, pogosto tudi kar na dogodku ali pa kmalu po njem, sklenejo nove posle.

Pomembna izbira prizorišča

Izkušnje kažejo na velik pomen izbire lokacije dogodka. »Edinstvena prizorišča in destinacije, ki udeležencem dajo posebno izkušnjo, so še vedno priljubljena izbira,« ugotavljajo v Cventu, v Evropi pri organizaciji dogodka temu posebno pozornost namenja skoraj polovica podjetij.

Najpogostejša izbira so sicer še vedno hoteli, specializirana prizorišča ter resorti, visoko na seznamih priljubljenosti so galerije, muzeji in podobno. Pri tradicionalnih prizoriščih, na primer hotelih, je pomembno, kako dobro znajo transformirati kapacitete, da lahko odgovorijo na specifične potrebe organizatorja dogodka. Organizatorji od lokacije pričakujejo, da prispeva svoj kamenček k celotni izkušnji udeležencev dogodka.

»Organizatorje zanimajo predvsem kapacitete, velikost dvoran in drugih prostorov za spremljevalne dogodke, število sedežev in tehnična opremljenost. V nadaljevanju pa storitve, ki jih lahko zagotovimo, denimo možnost cateringa, prevajanja, možnost organizacijske in tehnične podpore. Všeč jim je, da lahko izpeljejo celoten dogodek, tako uradni del kot spremljevalne dogodke na enem mestu ter da ponudnik lokacije zagotovi možnost parkiranja,« izkušnje v Sloveniji opisujejo v mariborskem Mariboxu, kjer so pred sedmimi leti ob kinematografiji v ponudbo dodali še konferenčno dejavnost.

Odločitev za to je bila po besedah Stipeta Jerića, direktorja Mariboxa, posledica razmisleka, kako izkoristiti in s katerimi vsebinami zapolniti dvorane in spremljevalne prostore v delu dneva, ko niso zasedeni s kinodejavnostjo.

Družbe v tujini, ki se ukvarjajo s posredovanjem prizorišč v skladu s potrebami posameznega podjetja, ki organizira neki dogodek, med primeri unikatnih prizorišč izpostavljajo kino dvorane. Kot navajajo v londonskem Hire space, so tovrstne kapacitete zanimive za organizatorje zaradi infrastrukture s spremljevalno ponudbo in najsodobnejših tehnologij, kot so velika platna, zvočni učinki, oprema za obogateno resničnost in ne nazadnje postavitve sedežev, ki omogočajo neoviran pogled na oder ter njihove udobnosti. Vse to omogoča dodano vrednost prezentacijam, ki jih organizatorji predstavijo gostom, se strinja Jerić.

Personalizacija za organizatorje in udeležence

»Udeleženci se morajo na dogodku počutiti dobro, želijo udobje, organizatorji pa nemoten potek dogodka in podporo ekipe, ki je v primeru nepredvidenih težav ali izzivov zelo pomembna. Udobni sedeži v dvoranah, sodobna tehnološka oprema ter prijeten ambient za neformalna druženja in spremljevalne dogodke naredijo vtis ter omogočijo odlično izkušnjo,« pritrjuje sogovornik in opozori še na izjemen pomen prostorov za mreženje, poslovna srečanja in sproščeno druženje udeležencev, kot so velika terasa, lokali in ne nazadnje enostaven dostop do utripa mesta, kamor se udeleženci lahko podajo v popoldanskih ali večernih urah.

Med trendi, ki zaznamujejo industrijo dogodkov v letošnjem letu v Cventu poudarjajo personalizacijo, s katero se dogodek kar se da prilagodi tudi pričakovanjem posameznega udeleženca. To pomeni vključevanje umetne inteligence, pri tem pa skrbno ravnanje s pridobljenimi osebnimi podatki. Omogoča, na primer, da organizator dogodka med seboj poveže udeležence z enakimi zanimanji ter cilji, kar poveča učinkovitost mreženja, na dogodkih z različnimi sekcijami pa posamezniku svetuje, katera bi bila ustreznejša.

Osebni pristop pričakujejo tudi organizatorji dogodkov. »Želijo, da prisluhneš njihovim željam, cenijo svetovanje, kako kaj izpeljati ali prilagoditi, predvsem pa cenijo podporo ekipe, ki naj bo ves čas trajanja dogodka, kar povsod ni samoumevno,« poudarja Jerić. Pri načrtovanju, pripravi in izvedbi dogodkov je strokovna, predvsem pa zanesljiva ekipa zelo pomembna. Vključevanje umetne inteligence v dogodke se po njegovih izkušnjah še ni uveljavila kot stalna praksa, organizatorji jo vključujejo bolj kot zanimivost, kar nakazuje razvoj tega področja v prihodnje.