Tega ne izbiraš vsak dan

Podjetja ob svojem nastanku le redko posegajo po kompleksnih in visoko zmogljivih, celostno integriranih poslovno-informacijskih sistemih. V svojih začetnih korakih se večina podjetji poslužuje stroškovno ugodnejših in sistemsko osnovnejših poslovnih oz. finančnih aplikacij. Obrobne procese pa vodijo v raznih preglednicah ali drugih podpornih aplikacijah. Ob uspešnem poslovanju ter rasti podjetja, pa se prej ali slej zgodi, da podjetje obstoječi sistem »preraste«. V tem trenutku se začnejo pogovori o zamenjavi oz. nadgradnji poslovnih aplikacij.

Kdaj se odločiti za nadgradnjo?

V kolikor se prepoznate v katerem od spodaj naštetih scenarijev, je čas, da temeljito razmislite o  zamenjavi oz. nadgradnji.

1. Uporabljate stare poslovno-informacijske rešitve, pri katerih niste več deležni novih funkcij in posodobitev, ki jih vaša konkurenca že izkorišča.
2. Še vedno uporabljate več sistemov in izvajate procese iz različnih vozlišč, kar otežuje vsakodnevno delo in podaljšuje čas izvedbe posameznih operacij.
3. Podatke v glavnem vnašate ročno, zato se ti velikokrat podvajajo.
4. Analize in vpogledi v poslovne podatke so pomanjkljivi in nepregledni, zato ne morete sprejemati odločitev na podlagi poslovnih podatkov.
5. Učinkovitost zaposlenih pada, delovni procesi so dolgi in neučinkoviti, kar vpliva na slabšo kakovost poslovanja.
6. Stroški vzdrževanja sistema in infrastrukture naraščajo.

Kako poteka celoten proces?

Ko si podjetje odgovori na začetno dilemo in se spusti po poti nadgradnje ali zamenjave poslovno-informacijskega sistema, je prvi korak izbira prave rešitve, ki rešuje poslovni izziv.

Zamenjava ali nadgradnja osrednje poslovne aplikacije v podjetju  terja ogromno časa, dela, energije in vpletenosti širokega dela ekipe. V večini primerov pa gre tudi za resnejši finančni vložek. Zato so začetni koraki ključnega pomena. Nikakor pa naj ne bosta cena in čas implementacije ključna faktorja po katerih naj bi se odločali.

Pri podjetju Business Solutions se z implementacijo tovrstnih rešitev srečujemo vsakodnevno in pri strankah opažamo različne pristope k projektu. Vendar kljub različnim pristopom, pa poskušamo vedno tudi svetovati in podariti ključne prehode med koraki digitalizacije oz. uvedbe novega sistema.

Takemu projektu je pomembno nameniti dovolj časa, da se posamezne faze izvedejo z dovolj časa na obeh straneh. Za kvalitetno izbiro in kasneje tudi sam projekt implementacije, je potrebno na strani podjetja oblikovati kvalitetno in angažirano projektno ekipo. Dobro je, da so v proces vključeni tako tisti, ki imajo v rokah končno odločitev, kot tisti, ki sistem na operativni ravni dnevno najbolj uporabljajo ter posamezne procese resnično dobro poznajo. Idealno je, če je projektni vodja tisti, ki ima pregled nad celotno sliko ter kar se da široko in jasno zazna željene cilje. Tak projektni vodja bo najbolje razumel, v kakšni soodvisnosti so posamezni procesi in kako se reflektirajo po področjih znotraj sistema.

Analiza je prvi korak, ki ga opravimo skupaj. o Popišemo delovne procese, ki bi jih radi pokrili z novim sistemom, določimo način, na katerega bomo te procese pokrili in opredelimo orodja. Nato sledi oblikovanje sistema in željene rešitve. Nekateri sistemi so tu nekoliko bolj togi, drugi pa omogočajo nekoliko več fleksibilnosti ter jih lažje prilagodimo specifičnim potrebam stranke.

Pri Business Solutions prisegamo na Microsoftovo rešitev Dynamics 365 Business Central, kjer govorimo o tehnološko najnaprednejši rešitvi, katere osnovo razvija Microsoft, z lokalnim partnerjem, torej nami, pa dobite sogovornika, ki je fokusiran na potrebe in specifike podjetja. Na tak način je zagotovljen razvoj same rešitve ter olajšano samo vzdrževanje rešitve.

S zaznanimi specifikami in pokritimi procesi znotraj sistema, začnemo s testiranjem in uvajanjem rešitve. Na kopijah realnih podatkov ključni uporabniki pri stranki potrdijo, da so procesi postavljeni tako, kot je bilo tekom analize dogovorjeno in zastavljeno. Po opravljenem testiranju se lahko začne zaključna faza uvajanja ter prenos sistema iz testnega v produkcijsko okolje, kar pomeni zagon in prehod na uporabo novega poslovno-informacijskega sistema. Ob zagonu pa seveda uporabniki nove rešitve niso sami, saj jih spremljamo in ob morebitnih zagatah priskočimo na pomoč.

Tekom celotnega procesa je ključna komunikacija in ciljna usmerjenost. Kot pri vsakem projektu, se tudi pri menjavi poslovno-informacijskega sistema rado zgodi, da motivacija in zavzetost kdaj padeta. Želja po novem, boljšem in optimalnejšem naj bo motivacija in vzpodbuda, ko se pojavijo ovire.

Pomembno je izbrati pravo rešitev, ki raste s podjetjem

Poslovno-informacijski sistem je resnično orodje, katero je za poslovanje podjetja ključno in tega ne izbiraš vsak dan. Nujno je, da se podjetje odloči za sistem, kateri v prihajajočih letih rase in se razvija skupaj s podjetjem ter mu omogoča širjenje. Pri količini podatkov, ki so danes ključni, je potrebno zagotoviti en vir, kjer se podatki vnašajo enkratno in konsistentno. Tako se izognemo podvajanju in minimiziramo človeške napake pri vnosih.

Tudi zaradi tega je naša ideja pri Business Solutions ponuditi celostno, napredno in popolnoma integrirano rešitev. Osnoven sistem Dynamics 365 Business Central, tako z namenskimi in vertikalnimi rešitvami razširjujemo tako na kadrovsko področje, področje proizvodnje in skladišče, v logistiko, javno-storitveni sektor, prodajo in seveda splet z povezavi z mobilnimi aplikacijami. Pravilna izbira in postavitev celote pa stranki resnično daje orodje, ki ji omogoča optimizacijo delovnih procesov, pohitritev dela in nenazadnje tudi racionalizacijo in minimizacijo stroškov.

Teme in rešitve, katere dnevno odpiramo z našimi strankami, bomo podrobneje obdelali tudi na jesneskem dogodku, ki ga prirejamo na Ljubljanskem gradu. Konkretno bomo nagovorili izzive s katerimi se podjetja srečujejo in ponudili rešitve, kot jih vidimo mi. Skupaj z domačimi in tujimi strokovnjaki bomo zagotovo znali začrtati pravo smer digitalizacije. Naj bo to vaš naslednji digitalni korak.   

Naročnik oglasne vsebine je Business Solutions